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Kritikgespräche konstruktiv führen

[13.12.2004]

Das Jahresende ist in vielen Unternehmen die Zeit, Mitarbeitergespräche zu führen, Feedback zum vergangenen Jahr zu geben, neue Ziele festzulegen, neue Perspektiven zu entwickeln. Nicht immer ist nur Positives zu besprechen, sondern es ist auch Kritik anzubringen. Ein schwieriges Terrain, das auch für erfahrene Führungskräfte nicht immer ganz einfach zu bewältigen ist. Ist doch das oberste Ziel, die Motivation des kritisierten Mitarbeiters zu erhalten und zu stärken, und nicht, diesen frustriert aus dem Gespräch gehen zu lassen.

Kritikgespräche sind deshalb besonders heikel und sie sollten nicht unstrukturiert erfolgen, denn ein richtig geführtes Kritikgespräch kann dem Mitarbeiter, der Mitarbeiterin zeigen, dass die Führungskraft ihn oder sie ernstnimmt, dass ihm, ihr zugehört wird und dass er oder sie, auch wenn mal etwas schief geht, auf den Vorgesetzten zählen kann.

In welchen Schritten soll ein Kritikgespräch optimalerweise ablaufen?

Schritt 1

Den Mitarbeiter gleich mit Vorwürfen zu überfallen, ist der denkbar schlechteste Einstieg. Das Gespräch sollte sachlich und emotionsfrei beginnen, an erster Stelle sollten die Erfolge und guten Leistungen des Mitarbeiters stehen.

Schritt 2

Im zweiten Schritt kann zum Fehler, zum Mangel übergeleitet werden. Wichtig dabei ist, den Mitarbeiter dabei auch zur Sprache kommen zu lassen, ihn zum Beispiel durch Fragen so zu lenken, dass er selbst den Mangel, den Fehler erkennt und selbst formuliert, was die Folgen waren (oder gewesen wären, falls der Mangel nicht rechtzeitig erkannt worden wäre). Diese Strategie ist lösungsorientiert, der Mitarbeiter hat die Möglichkeit, Konsequenzen seines Verhaltens zu erkennen, also zu lernen.

Schritt 3

Ist in Schritt 2 nicht geklärt, wie nun mit dem Tatbestand des Mangels umgegangen wird, ist zu hinterfragen, warum es zu dem Fehler kam. Lag der Fehler im Bereich des Mitarbeiters, im Bereich des Teams, in Abläufen, die nicht optimal sind? Hier ist zu prüfen, ob individuelle Maßnahmen (z.B. Schulung, bessere Ausstattung des Arbeitsplatzes, mehr Zeit ...) oder Veränderungen im Prozess nötig sind, damit solche Fehler künftig ausgeschlossen werden können.

Schritt 4

Liegen die Ursachen nicht beim Mitarbeiter selbst und kann dies zweifelsfrei festgestellt werden, ist das Kritikgespräch hier zu beenden. Liegen die Ursachen beim Mitarbeiter, so sind nun die Lösungsmöglichkeiten mit dem Mitarbeiter zu besprechen.

Schritt 5

Ein wesentlicher Schritt ist die Vereinbarung mit dem Mitarbeiter, dass dieser sein künftiges Verhalten positiv im Sinne des Kritikgesprächs verändert. Der Mitarbeiter soll an dieser Stelle aktiv ausdrücken, dass er dies auch selbst will; die Führungskraft soll ausdrücken, dass sie den Mitarbeiter dabei unterstützt.

Schritt 6

Nun werden die nächsten Schritte der Umsetzung, aber auch die nächsten Kontrollschritte, vereinbart. Es sollte dem Mitarbeiter an dieser Stelle klar sein, dass er aufgefordert ist, aktiv an der Behebung des Mangels mitzuwirken; und auch - je nach Schwere des Fehlers - dass es durchaus Grenzen der Akzeptanz gibt (materielle, soziale ...).

Schritt 7

Hier sollte zur Abrundung und zum Abschluss noch mal eine konstrutive, positive Stimmung erzeugt werden. Lob und Anerkennung für Vollbrachtes sollte noch mal betont werden, bevor der Mitarbeiter aus dem Gespräch entlassen wird.

Literaturtipps:

Heinz Ryborz: Schnellkurs Führung. Die Spielregeln für echte Partnerschaft. Walhalla Fachverlag 2001, ISBN 3802945247, ca. 6 Euro.

Wolfgang Mentzel: Mitarbeitergespräche. Haufe 2002, ISBN 344804962X, ca. 6,60 Euro.

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