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GTD - Getting Things Done

[29.11.2011]

Getting Things Done (oder kurz: GTD) ist ein System zur Selbstorganisation, das immer mehr Anhänger findet. Die von dem Trainer und Managementberater David Allen entwickelte Methode beruht auf einigen einfachen Grundregeln:

1. Sammle alles, was erledigt werden muss, in einem logischen und vertrauenswürdigen System außerhalb deines Gehirns.
2. Entscheide diszipliniert über jeglichen Input, den du in dein Leben lässt, damit du immer weißt, was der nächste Schritt ist.

Im Unterschied zu anderen Methoden wird bei GTD nicht nur aufgeschrieben, was mit Arbeit oder Terminen zu tun hat, sondern konsequent alles, was zu erledigen ist. Dabei werden Aufgaben und Termine getrennt: Erstere werden in sogenannten Kontextlisten fesgehalten, letztere in einem Kalender notiert. GTD bedient sich dabei einer Art “Tagging”: Alle Informationen werden mit Schlagworten versehen, um sie Kategorien zuordnen zu können.

Zentrales Element von GTD ist die Inbox oder der Eingangskorb, der möglichst immer abgearbeitet werden sollte. Ansonsten ist Getting Things Done für Personen erdacht, die eher faul sind und sich nicht mit der Vergabe exakter Prioritäten und großen Formalien herumschlagen wollen. GTD kann vielmehr stark an den persönlichen Arbeitsstil angepasst werden. 

Die Grundprinzipien von GTD:

• Alle Vorgänge werden lückenlos erfasst, um unkontrolliertes Abschweifen der Gedanken zu verhindern. Die Sammlung ersetzt das Chaos im Gehirn, das nun nicht mehr als Notizzettel herhalten muss, sondern sich gezielt um die Planung und Durchführung kümmern kann.
• Lose Enden werden mit einem Ziel verbunden - wo kein Ziel erkennbar ist, werden lose Enden einfach gelöscht. Das Aufschreiben sorgt dafür, dass man sich später systematisch an alles erinnern kann.
• Alle Vorgänge werden in Kategorien eingeordnet: Ist es Müll, besteht Handlungsbedarf, kann ich es sofort erledigen, muss ich es später erledigen oder kann ich es delegieren?
• Bei jedem Vorhaben wird der konkrete nächste Schritt beschlossen, weitere Vorausplanungen sind unnötig. So wird Hektik vermieden, aber auch das leidige “Was wäre wenn”-Spielchen, das oft zu sinnloser Zeitvergeudung führt.
• Terminkalender, Listen und ein Wiedervorlagesystem sorgen dafür, dass man bei GTD den Überblick nicht verliert.
• Wichtig ist die Zweiminutenregel:  Alles, was sich innerhalb von zwei Minuten erledigen lässt, wird sofort erledig. So wird vermieden, dass die Verwaltung kleiner Tasks mehr Zeit in Anspruch nimmt als deren Erledigung.

Die Arbeit mit GTD besteht aus der wiederholten Abfolge der gleichen fünf Schritte:

1. Erfassen
2. Durcharbeiten
3. Organisieren
4. Durchsicht/Kontrolle
5. Erledigen

Im Zusammenhang mit GTD taucht auch immer wieder der Begriff “43 Folders” auf. Neben einem Produkt gleichen Namens handelt es sich hierbei um eine praktische Arbeits- und Planungshilfe. Die 43 Ordner stehen für die 12 Monate und die (maximal) 31 Tage pro Monat. 43 (12+31) Ordner oder Mappen übernehmen dabei die Verwaltung der Aufgaben und Termine einerseits des nächsten Monats (tageweise) sowie des kommenden Jahres (monatsweise). Bei manueller Verwaltung erleichtert dieses Hilfsmittel daher die Wiedervorlage im GTD-System enorm.

GTD erfreut sich auch deshalb so großer Beliebtheit, weil es nicht an ein bestimmtes Hilfsmittel gebunden ist: Sie benötigen keinen speziellen Zeitplaner, keine besonderen Formulare und kein bestimmtes Programm. Vielmehr können Sie Ihr GTD-System mit einem Moleskine-Notizbuch genauso führen wie auf dem Smartphone, über den PC mittels Erweiterungen über Excel und Co., aber auch mithilfe spezieller Programme und sogar sehr effektiv über Google Mail. Softwarelösungen haben den Vorteil, die Verwaltung und Wiedervorlage zu vereinfachen, andererseits haben sie gegenüber papierbasierten Varianten den Nachteil, dass sie ggf. nicht immer griffbereit sind.

Im Internet finden sich zahllose Seiten, die sich mit GTD beschäftigen. Wer sich aber zunächst mit den Ideen hinter der Methode auseinandersetzen möchte (und das ist sehr empfehlenswert), dem sei als kostengünstiger Einstieg das auf deutsch erhältliche Taschenbuch von David Allen empfohlen:
Wie ich die Dinge geregelt kriege - Selbstmanagement für den Alltag (David Allen, Piper Verlag, 9,95 EUR (D))

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