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Mindmapping per PC: Vom Ideensammler zum Projektplanungstool

[31.08.2010]

Mindmapping bezeichnet eine sehr nützliche Technik, Ideen und Zusammenhänge in einer „Gedankenlandkarte“ (englisch: mind map) zu sammeln und zu strukturieren. Die Technik wurde durch den britischen Mentaltrainer und Autor Tony Buzan geprägt. Geeignet ist Mindmapping unter anderem zur Erschließung und visuellen Darstellung von Themengebieten, zur Planung von Projekten oder zur Dokumentation von Meetings. Es handelt sich um eine assoziative Technik, die helfen soll, Gedanken frei zu entfalten und die Fähigkeiten des Gehirns zu nutzen.

handschriftliche Mindmap

Klassische Hilfsmittel für das Mindmapping sind ein unliniertes Blatt Papier und ein Stift. In der Mitte des Blattes wird das Kernthema notiert und dann werden verschiedene Aspekte und Unterthemen sukzessive über sich verästelnde Pfade rund um das Kernthema angeordnet. Doch während man so ad hoc arbeiten kann, hat das Vorgehen verschiedene Nachteile:

• Das nachträgliche Umsortieren der Mindmap-Elemente ist nicht möglich.
• Der Platz auf dem Papier ist begrenzt, u.U. müssen einzelne Pfade gequetscht werden.
• Die Archivierung und Weitergabe der Mindmaps ist schwierig.
• Zusatzinformationen zu den jeweiligen Mindmap-Elementen lassen sich nur begrenzt hinterlegen.
• Es gibt keine Möglichkeit, eine einmal erstellte Mindmap interaktiv „aufzublättern“ oder anderweitig interaktiv zu nutzen.
• Mindmaps auf Papier können nicht umfänglich in den modernen Workflow integriert werden.

Seit langem versuchen daher Programme, die Erstellung und Verwaltung von Mindmaps sinnvoll zu unterstützen und ihren Einsatzbereich dabei zu erweitern. Wer sich die Mühe macht, nach Programmen zum Thema Mindmapping zu suchen, wird von der Vielzahl von Softwareangeboten förmlich erschlagen. Ob für Windows, Mac oder gar iPad: Das Angebot reicht vom kostenlosen „Malprogramm“ ohne Zusatzfunktionen bis zur höchst professionellen und umfassenden Unternehmenslösung.

Weite Verbreitung und einen guten Ruf genießt der „MindManager“ von Mindjet. Das Programm ist für Windows mittlerweile in der Version 9 erschienen, aber auch für Mac und (in deutlich abgespeckter Form) sogar für iPhone und iPad erhältlich.

MindManager 9 ist weit mehr als ein Programm, das Stift und Papier bei der Erstellung von Mindmaps ersetzen kann. Dem Einsteiger werden zunächst Eigenschaften auffallen, die allen besseren Mindmapping-Programmen gemein sind: Die Mindmaps sehen viel professioneller aus als eine handgezeichnete Mindmap, Elemente lassen sich jederzeit umsortieren, korrigieren, löschen und durch Farben, Stile, Schriftarten, Icons u.ä. hervorheben. Auch praktisch: Innerhalb der Mindmap oder über Mindmaps hinweg kann nach Begriffen gesucht werden.

Aber mit diesen Möglichkeiten kratzt man bei MindManager gerade einmal an der Oberfläche. So kann jedes Element umfangreiche Zusatzinformationen erhalten, die nur bei Bedarf angezeigt werden, die Funktionalität aber enorm erhöhen. Beispielsweise können einzelnen Map-Elementen Notizen, Links auf Dateien oder Webseiten, Fälligkeitsdaten, Prioritäten uvm. zugeordnet werden. Knoten können als Tasks Personen zugeordnet werden und es kann hinterlegt werden, wie weit eine Aufgabe vorangeschritten ist.

Praktisch ist auch die Funktion, die Mindmap-Zweige Ebene für Ebene ein- oder ausblenden zu lassen. Damit eröffnen sich ganz neue Einsatzgebiete: Eine bereits vorgefertigte Mindmap für ein Meeting kann projiziert und vor den Teilnehmern Schritt für Schritt interaktiv präsentiert werden. In vielen Fällen ist eine Mindmap-Unterstützung für ein Meeting so wesentlich effektiver als eine Agenda-Liste oder eine starre PowerPoint-Präsentation.

Der eigentliche Nutzen der interaktiven Mindmap zeigt sich aber erst dann, wenn es darum geht, die Ergebnisse des Meetings direkt und live in die Mindmap zu integrieren. So entsteht parallel die Dokumentation des Ergebnisses der Sitzung, die am Ende gleich allen Teilnehmern per Mail bereitgestellt werden kann.

Doch damit nicht genug: MindManager 9 erlaubt sogar sich selbst aktualisierende Informationen innerhalb der Map. So lassen sich Suchmaschinen, Datenbanken und andere Repositories abfragen und die Ergebnisse live in die Map integrieren. Ebenso können Verzeichnisinhalte angezeigt und zahlreiche Dateiformate mit der Mindmap verknüpft werden. Damit wird die Mindmap zum zentralen Planungs- und Steuerungsinstrument für Projekte.

Schnittstellen zu allen Office-Anwendungen, zu Outlook und zu Projektmanagement-Tools wie MS Project runden das Funktionsspektrum ab. Neu in Version 9 sind Funktionen zur Erstellung von Gantt-Diagrammen und zur Ressourcenplanung direkt in MindManager.

Ressourcenplanung in MindManager

Natürlich lassen sich die Ergebnisse in vielfältiger Form abspeichern, weiterverarbeiten und übertragen. Mit der optionalen iPhone-App können Mindmaps auch unterwegs präsentiert und bearbeitet werden. Spezielle, separat zu erwerbende Extensions ermöglichen die Anbindung an SharePoint oder die gemeinsame Arbeit an Mindmaps in der Cloud.

MindManager 9 ist eines der umfangreichsten Programme zur Unterstützung von Mindmapping-Prozessen. Es zeigt in beeindruckender Weise, wie Mindmaps in den beruflichen Alltag integriert werden können und dabei in elektronischer Form viel umfangreicher und flexibler eingesetzt werden können als papierene Mindmaps. Das Einsatzszenario reicht von der klassischen Sammlung und Strukturierung von Ideen im Rahmen des Brainstormings über die effektive Organisation und Archivierung bis hin zur Präsentations- und Projektplanungsunterstützung. Dabei sind die modernen Mindmaps längst keine „Sackgasse“ wie ihre papierbasierten Vorgänger mehr, sondern werden immer mehr zum zentralen Planungs- und Steuerungselement.

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