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Monatlich ein Schwerpunktthema aus Einkauf, Logistik, Materialwirtschaft und Management

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Die Rolle des Einkaufs

[03.10.2003]

Das Seminar für Allgemeine Betriebswirtschaftslehre, Beschaffung und Produktpolitik der Universität Köln und die auf das Beschaffungswesen spezialisierte Unternehmensberatung MASAI haben die Situation des Einkaufs in den Ländern Deutschland, Frankreich und Spanien verglichen. Die Schwerpunkte der Untersuchung, die anhand der Antworten auf rund hundert Fragen in fünf Kategorien zusammengefasst wurden:

Verhalten und Profil des Einkäufers:
Gefragt wurde u. a. nach Alter, Ausbildung, Fremdsprachenkenntnissen, Weiterbildung.

Beschaffungsprozesse und Kontrolle:
Hier wurde nach Lieferantenstruktur, Lieferantenentwicklung, Ausschreibungen, internen Prozessen und Kommunikation, Nutzung von e-Sourcing etc. gefragt.

Informationsmanagement im Funktionsbereich Beschaffung:
Analysiert wurde die Nutzung von Informationsquellen, der Informationsaustausch, die Verwendung von Datenbanken etc.

Ausführungen zum Lieferantenmanagement:
Gefragt wurde nach Maßnahmen wie Audits, Zusammenarbeit in der Produktentwicklung sowie nach Beziehungsauf- und Beziehungsausbau.

Bewertung der Position des Einkaufs in der Unternehmensorganisation:
Im Mittelpunkt dieses Fragenkomplexes standen Aufgaben und Mittel des Einkaufs sowie dessen hierarchische Stellung im Unternehmen.

Der Ländervergleich wurde anhand von Studien aus Deutschland, Frankreich und Spanien gezogen. Der Fragebogen umfasste über 100 Fragen. Ausgewertet wurden die Antworten von 56 Unternehmen in Deutschland, 80 Unternehmen in Frankreich und 63 Unternehmen in Spanien (große Mittelständler und Großunternehmen).

Die Ergebnisse des Ländervergleichs:

Das Profil des Einkäufers

In allen drei untersuchten Ländern konnte ein im Vergleich zum Vertrieb höheres Durchschnittsalter festgestellt werden; im Verhältnis zum Vertrieb sind in der Beschaffung weniger Mitarbeiter eingesetzt.

Ein Hochschulabschluss ist für die Einkäufertätigkeit keineswegs Voraussetzung, wobei es große Unterschiede zwischen den drei verglichenen Ländern gibt: In Frankreich verfügen in 29 % der befragten Unternehmen mindestens drei Viertel der Einkäufer über einen Hochschulabschluss. In Spanien trifft dies auf 19 % der Unternehmen zu; in Deutschland haben in nur 4 % der Unternehmen mindestens drei Viertel der Einkäufer einen Hochschulabschluss vorzuweisen. Und: In Deutschland geben 61 % der Unternehmen an, dass weniger als ein Viertel der Mitarbeiter in der Beschaffung eine Hochschule absolviert haben.

Das Fazit der Studienautoren: Es bedarf dringend einer Festigung des Berufsbildes in der Beschaffung; die zunehmend strategische Ausrichtung des Beschaffungsfunktion macht es nötig, die künftigen Kompetenzfelder in der Beschaffung zu überdenken.

Beschaffungsprozesse und Kontrolle

Die Studienautoren betonen: “Eines der größten aktuellen Beschaffungsprobleme liegt in der Umsetzung strategischen Beschaffungshandelns.” Daher wurde im Ländervergleich das Global Sourcing und die Nutzung neuer Informationstechnologien betrachtet; weiters wurden Fragen nach Prozessen und Methoden gestellt. Die interessantesten Ergebnisse:

In Frankreich ist der Einkauf mehr in Entscheidungen im Rahmen der Produktentwicklung eingebunden, während Deutschland hier das Schlusslicht darstellt. Die Einbindung des Einkaufs in Treffen von Technik und Lieferanten allerdings ist in Deutschland quasi institutionalisiert, während dieser Wert in Frankreich 30 % unter jenem für Deutschland liegt und es in Spanien keine instutitionalisierte Einbindung des Einkaufs in solche Treffen gibt.

Die Studienautoren stellen an dieser Stelle fest, dass in Deutschland sehr viel mehr Wert auf die Herstellung einer funktionierenden Win-Win-Partnerschaft mit Lieferanten gelegt wird als in den beiden Vergleichsnationen. Ergänzt wird dieses Bestreben durch eine Vielzahl von Methoden wie Wertanalyse, Redesign-to-cost und Funktionsanalysen, die in 83 % der befragten deutschen Unternehmen zum Einsatz kommen, in 71 % der französischen und lediglich in 60 % der befragten spanischen Firmen.

Global Sourcing: 23 % der befragten Unternehmen beschaffen mehr als 75 % ihres Einkaufsvolumens im Ausland und 31 % der befragten französischen Unternehmen tun dies in einem solchen Ausmaß. Dass nur 4 % der deutschen Unternehmen in diesem Ausmaß im Ausland einkaufen, bringt die Studienautoren zu dem Schluss, dass hier immense Beschaffungspotenziale ungenutzt bleiben.

Analog dazu ist auch der Einsatz von ePurchasing in Deutschland mit 4 % der befragten Unternehmen nicht besonders ausgeprägt. Die Deutschen nutzen das Internet offenbar stärker zur Informationsgewinnung als zur vollständigen Abwicklung von Beschaffungsprozessen, während die beiden Vergleichsländer viele Prozesse schon vollständig online abwickeln.

Informationsmanagement in der Beschaffung

In diesem Fragenpool wurde nach Methoden der Recherche gefragt: Werden Datenbanken befragt und aufgebaut, werden Marktstudien durchgeführt und welche Informationsquellen werden generell am häufigsten genutzt?

In Sachen Marktstudien liegt Deutschland unter den drei Vergleichsländern an erster Stelle: 54 % der befragten Unternehmen haben im Jahr der Befragung eine Marktstudie für strategische Produkte durchgeführt. In allen drei Ländern werden Lieferantendatenbanken geführt, die Nutzung unterscheidet sich hier nicht; knapp 50 % aller befragten Unternehmen aktualisieren ihre Daten mehrmals im Jahr.

Ein interessanter Unterschied liegt in der Nutzung sonstiger Informationsquellen: Während die Deutschen lieber Werbematerial studieren und im Internet recherchieren, bevorzugen Franzosen (45 %) und Spanier ( 56%) den persönlichen Kontakt, zum Beispiel auf Messen und Ausstellungen; dies wird zum Beispiel von den Franzosen als zweihäufigst genutzte Informationsquelle angegeben.

Lieferantenmanagement

Die Auswertung der Antworten zum Lieferantenmanagement zeigte für alle drei Länder Defizite: Sowohl in der Auditierung als auch in der Einbeziehung der Lieferanten in Produktentwicklungsprozesse sind Verbesserungen nötig, um beim Lieferanten vorhandenes Prozess- und Produktwissen konsequenter auszuschöpfen.

Auch in der Kommunikation gibt es Optimierungspotenziale: Bei gut einem Drittel der deutschen Unternehmen haben Lieferanten wechselnde Kontaktpersonen, was die systematische Pflege von Lieferantendatenbanken und den Aufbau kontinuierlicher Lieferantenbeziehungen erschwert.

Position des Einkaufs in der Unternehmensorganisation

Welche Möglichkeiten hat die Beschaffung, auf Unternehmensziele einzuwirken, welche Wertschätzung wird dem Einkauf im Unternehmen entgegengebracht?

Nur 6 % der Befragten in deutschen Unternehmen sehen eine ausgeprägt positive Würdigung des Einkaufs (“starke übereinstimmung”), immerhin 53 % sehen eine übereinstimmung. In Frankreich sehen an die 40 % der befragten Unternehmen keine positive Würdigung der Einkaufskompetenz.

Die Rolle des Einkaufs für die Kostensenkung und damit der Stärkung der Wettbewerbsposition wird überwiegend hoch eingeschätzt.

Gefragt wurde auch nach dem Einfluss anderer Unternehmensbereiche auf Entscheidungen des Einkaufs. Die Produktion hat demnach in Deutschland in 13 % der befragten Untenrehmen Einfluss auf den Einkauf, in Spanien bei 23 % und in Frankreich bei 28 % der befragten Unternehmen. Die Entwicklung beeinflusst Beschaffungsentscheidungen in Frankreich dreimal so häufig wie in Deutschland und in Spanien.

Die Studienautoren ziehen daraus den Schluss, dass der Einkauf in Deutschland deutlich selbstbestimmter handeln kann als in den beiden Vergleichsländern; das Mitspracherecht des Einkaufs in anderen Bereichen sollte analog dazu allerdings erweitert werden.

Zusammenfassung

Dieser kompakte Ländervergleich gibt einen Einblick in die Entwicklungspotenziale der Beschaffungsfunktion sowohl in wirtschaftlicher als auch in inhaltlicher Hinsicht. Die praxisorientierte Fragestellung und der Vergleich von drei Ländern, die alle der EU angehören, zeigt doch deutliche Unterschiede, die nicht nur wirtschaftlich zu begründen sind, sondern sehr stark von Mentalitäten geprägt sind.

Das zeigt auch, dass der Austausch untereinander und das Gespräch zwischen den Menschen bei aller Bedeutung von Informationstechnologie nie seinen Stellenwert verlieren wird - im Gegenteil, der persönliche Kontakt und der individuelle Austausch der Beschaffungsexperten sichert den Erfolg in einer Zeit, in der Entscheidungen immer schneller erfolgen müssen und die Flexibilität in der Zusammenarbeit an oberster Stelle steht.

Dies dürfte auch und gerade für österreich gelten, das mit seiner speziellen geografischen Lage durchaus als Schnittstelle zwischen Mentalitäten betrachtet werden kann.

Die Unternehmensberatung MASAI ist spezialisiert auf die Optimierung der Einkaufskosten in internationalen Konzernen und mittelständischen Unternehmen. Das Unternehmen hat Standorte u.a. in München, Köln, Paris, Barcelona und London sowie Sourcing-Büros in Südkorea, Tunesien und in der Slowakei.

Mehr Informationen finden Sie auf der Website des Unternehmens:

www.masai.de

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