Vorträge professionell vorbereiten (1/2)

[05.09.2003]

Ob auf Konferenzen und Tagungen, ob auf Firmenveranstaltungen in größerem oder kleinerem Rahmen: Vorträge und Referate sind exzellente Mittel, um Kompetenz zu zeigen und sein Unternehmen, seine Abteilung, sein Team und natürlich sich selbst ins rechte Licht zu setzen. In unserer zweiteiligen Serie stellen wir Ihnen die wesentlichsten Punkte der Vortragsvorbereitung vor.

Die beiden Geheimnisse guter Vorträge sind rasch verraten: Vorbereitung und übung. Was so banal klingt, ist in der Praxis jedoch meist eine große Herausforderung. Denn macht man sich erst einmal klar, dass selbst geübte Redner pro Stunde Vortragszeit bis zu 10 Stunden Vorbereitungszeit einplanen, wird schnell klar, dass es sich bei der Ausarbeitung eines Vortrags um ein zeitintensives Projekt handelt, das seinen fixen Platz im Terminkalender erhalten sollte.

Und gerade sehr kurze Vorträge von 10 bis 20 Minuten erfordern eine sehr ausgiebige Vorbereitung, sollen Sie doch Ihre Botschaft wirklich auf den Punkt bringen und mit den geeigneten Mitteln (Folien, Flipchart) effizient und einprägsam vorbringen!

Wenn Sie nun also wissen, wie lange Ihr Vortrag sein soll und sich die dafür aufzuwendende Zeit (inklusive Reserven!) ausgerechnet haben, können Sie darangehen, über Ziele und Zielgruppe Ihrer Ausführungen nachzudenken.

Jeder erfolgreiche Vortrag erfüllt drei Leitziele:

Die Zuhörer sollen etwas lernen.
Das Publikum soll durch Ihren Vortrag unterhalten werden.
Alle Teile Ihres Vortrages sollen für alle Zuhörer verständlich sein.

Aus diesen drei Zielen lassen sich bereits wesentliche Erkenntnisse für Ihr weiteres Vorgehen ableiten:

Ihr Vortrag sollte einfach sein und sich auf das Wesentliche beschränken.
Die Präsentation von Kenntnissen sollte Vorrang haben vor Selbstdarstellung.
Eine positive Einstellung und die Begeisterung für die Inhalte, die Sie vermitteln, wird sich auf die Zuhörer übertragen und einen bleibenden Eindruck hinterlassen, auch wenn die Inhalte Ihres Vortrages längst vergessen sind.

Weiters sollten Sie an dieser Stelle über folgende Dinge Bescheid wissen:

- die Art der Botschaft, die Sie vermitteln wollen,
- die Zusammensetzung des Publikums und
- die Gegebenheiten am Ort Ihres Vortrags.

Davon wird Ihre Wortwahl ebenso abhängen wie die Wahl der Präsentationsmittel. Wobei hier gilt: Wählen Sie solche Mittel, die Sie auch wirklich beherrschen!

Für den Aufbau Ihres Vortrags nun einige Tipps und Hinweise, die Ihnen bei der Planung, bei der Recherche, bei der Gliederung und beim Ausformulieren helfen:

- Bauen Sie Ihren Vortrag auf drei bis vier Hauptpunkten auf.
- Arbeiten Sie die Kernpunkte und Hauptbegriffe, die Sie unbedingt vermitteln wollen, klar heraus.
- Denken Sie daran, sachbezogene Anekdoten einzubauen.
- Bündeln Sie ähnliche Gedanken zu Themenbereichen.
- Sorgen Sie dafür, dass die Zuhörer neue Informationen bekommen.
- Behalten Sie während der Materialrecherche ständig Ihre Hauptziele im Blick.
- Ordnen Sie Ihr Material thematisch, indem Sie zum Beispiel Mappen bzw. Ordner (im PC oder “real”) für die einzelnen Gliederungspunkte anlegen.
- Denken Sie daran, dass Sie Ihren Vortrag mit einem starken, positiven Gesichtspunkt beenden sollten, und trachten Sie früh danach, Informationen für das “starke Ende” zusammenzustellen.

Der Aufbau Ihres Vortrags kann verschiedenen Prinzipien folgen:

Sie können einen Punkt nach dem anderen abhandeln, was dann sinnvoll sein wird, wenn alle Themen, die Sie anbringen möchte, gleichwertig sind. Diese Form ist für formelle Vorträge und Lehrvorlesungen sinnvoll. Falls die Zuhörer sich Notizen machen, sollten Sie am Ende jedes Hauptpunktes die wesentlichen Dinge noch einmal zusammenfassen.

Ein zweites “Vortragsdesign” ist ein Aufbau, der einen Punkt stark betont, während die anderen zwei, drei Punkte sekundär sind und zur Erläuterung des Hauptpunktes dienen. Das könnte zum Beispiel für einen Vortrag vor Mitarbeitern passend sein, bei dem ein neues Verfahren erklärt und durch einige Unterpunkte verstärkt werden soll.

Eine dritte Form ist die Methode, mit überlappenden Punkten zu arbeiten. Die einzelnen Hauptpunkte überschneiden sich dabei und werden immer wieder aufgegriffen. Diese etwas anspruchsvollere Vortragsdramaturgie eignet sich für informelle Vorträge vor kleinerem Publikum, das mit dem Thema vertraut ist und daher der etwas komplexeren Darstellung gut folgen kann. Diese Form fördert das aktive Mitdenken, bedarf aber auch größter Disziplin des Vortragenden, damit keine “losen Enden” bleiben (“Wie ich später noch genauer erläutern werde ...” bleibt unter Zeitdruck häufig unerläutert.)

Lesen Sie im zweiten Teil, wie Sie Ihren Vortrag ausarbeiten und einstudieren.

Karina Matejcek, Redaktion Forum Einkauf - Online-Magazin