Usability im E-Procurement

[08.09.2003]

Kurze Wege, mehr Effizienz

Analog zur Verkürzung von Wegen in Produktionsumgebungen durch sinnvolle Anordnung von Arbeitsmitteln, Möbeln, Lagerbereichen, Laderampen usw. verringert die sinnvolle Anwendung von Symbolen, Buttons und Navigationspunkten auf einer Website oder einer Softwareoberfläche die Zeit, die gebraucht wird, um eine Kette von Vorgängen auf dem Computer auszuführen.

Weniger Fehler

Der Nutzen einfach gestalteter Bedieneroberflächen, einheitlicher Menüs und durchgängiger Verwendung von Begriffen, konsistenter Beschriftungen von Links und einheitlicher Online-Formulare liegt aber auch darin, dass die Anwender gern damit arbeiten. Und, was auch im Alltag des Einkaufs wesentlich ist: Es verringert sich die Fehlerhäufigkeit.

Usability, erhält daher mehr und mehr Aufmerksamkeit in den Unternehmen. Der Grund: Die Gestaltung von Bildschirmoberflächen wirkt sich unmittelbar auf die wirtschaftlichere Nutzung von Software, Websites, Intranet- und Extranet-Lösungen aus.

Testen, fragen, beobachten

Das Wissen rund um Usability entstammt einer Kombination von Fachgebieten, angefangen von Software-Ergonomie über Psychologie bis zu Design. Viele Erkenntnisse werden empirisch gewonnen, in so genannten Usability-Tests. Diese Tests werden in “Labors” durchgeführt, wo die Aktionen und Reaktionen der Testpersonen mit verschiedenen technischen Verfahren wie Video und Blickverlaufsmessung aufgezeichnet und analysiert werden können.

Eine wichtige Rolle spielt auch die Befragung der Nutzer zu ihren Erfahrungen, zu Frustrationserlebnissen bei der Bedienung und zu ihrer Zufriedenheit mit den Anwendungen.
Unternehmen, die wenig Erfahrung mit der Umsetzung größerer IT-Projekte haben, übersehen häufig die Bedeutung der Anwenderzufriedenheit und die Rolle der einfachen Benutzbarkeit für die Akzeptanz einer Neuerung. Zu Problemen mit der Veränderung an sich kommen dann noch ganz “banale” Bedienungsprobleme, die vorhandene Widerstände eventuell noch vergrößern.

Je früher, desto besser

Doch kann ein Usability-Experte sich schon im Vorfeld mit dem Userverhalten auseinandersetzen und anhand der Vorerfahrungen und des Umgangs mit Software generell verschiedene Maßnahmen ableiten, die den Mitarbeitern den Einstieg erleichtern. Die positiven Folgen:

- Die Umsetzung gelingt schneller.
- Der Schulungsbedarf wird geringer gehalten.
- Die Arbeitszufriedenheit bleibt erhalten oder steigt sogar.
- Die Identifikation mit der Lösung geht rascher vor sich.
- Die Anwender werden motiviert, Verbesserungen vorzuschlagen.

Praktizierte Usability führt also zu mehr Effizienz, Effektivität und Zufriedenheit. Soll dieser Zustand erreicht werden, ist allerdings eine rechtzeitige Beschäftigung mit Fragen der Usability innerhalb eines Projektes nötig. Verkürzt ausgedrückt: Es reicht nicht, kurz vor dem “Roll Out” einer neuen Anwendung rasch noch einen Usability-Experten drüberschauen zu lassen und vielleicht noch da einen Button zu versetzen und dort einen Link umzubenennen.

Es ist nie zu spät!

Usability ist eine Disziplin, die schon während der Planung einer Anwendung - und da so früh wie möglich - eingebunden werden sollte. Der Usability-Experte nimmt dabei die Sicht des Anwenders ein und kann so auch bei der Auswahl einer standardisierten Lösung gute Hilfestellung leisten. Das Risiko von “Fehlkonstruktionen” lässt sich auf diese Weise deutlich verringern.

Doch auch bei bereits umgesetzten Projekten lohnt sich eine Evaluierung durch einen Usability-Experten, denn es gibt immer Optimierungspotenziale, die im alltäglichen Betrieb nicht erkannt werden. Die Kosten für eine solche Untersuchung amortisieren sich hier oft in kürzester Zeit und oft kann durch unaufwändige änderungen von Bedienelementen die Produktivität um ein Vielfaches verbessert werden.

Literaturempfehlungen für die Praxis:

Sven Heinsen, Petra Vogt (Hg.):
Usability praktisch umsetzen.
Handbuch für Software, Web, Mobile Devices und andere interaktive Produkte
Hanser 2003

Steve Krug:
Don’t make me think.
Web-Usability - das intuitive Web
mitp 2002