Unified Communications: Wettbewerbsfaktor effiziente Kommunikation

[01.09.2008]

Die Berlecon-Studie “Wettbewerbsfaktor effiziente Kommunikation - Potenzial von Unified Communications in deutschen Unternehmen” wurde im Auftrag von Damovo, Microsoft und Nortel durchgeführt. Dazu wurden 105 Verantwortliche aus den Geschäftsbereichen Vertrieb und Außendienst sowie Einkauf und Beschaffung befragt. Die Umfrage wurde im Februar und März 2008 durchgeführt. Um den Kommunikationsprozess der Anwenderseite in Unternehmen erfassen zu können, richtete sich die Befragung ausschließlich an leitende Angestellte der genannten Abteilungen.

Im Mittelpunkt stand die Einschätzung von Geschäftsverantwortlichen in deutschen Unternehmen, nicht von Technologieverantwortlichen. Die Studie analysiert damit die Sicht der Anwender, die täglich mit neuen Kommunikationstechnologien umgehen. Im Einzelnen wurden folgende Fragestellungen untersucht:

• Hat sich der Kommunikationsbedarf in den Unternehmen aus Sicht der Prozessverantwortlichen in den vergangenen Jahren tatsächlich verändert und wo liegen die Ursachen dafür?
• Welche Bedeutung haben verschiedene Kommunikationsinstrumente im Geschäftsalltag heute und welche Veränderungen werden erwartet?
• Wie effizient wird nach Einschätzung der Anwender in den Unternehmen heute kommuniziert, wo liegen die Ursachen für Ineffizienzen und wo gibt es Verbesserungspotenziale?
• Welche Funktionalitäten halten die Anwender in den Unternehmen für sinnvoll, um effizienter zu kommunizieren? Wie schätzen sie das Potenzial integrierter Unified-Communications-Lösungen ein?
• Welche Bedeutung hat effiziente Kommunikation für die Geschäftsprozesse und die Realisierung wichtiger strategischer Ziele?

Kernergebnisse der Untersuchung

Das Kommunikationsvolumen in deutschen Unternehmen ist in den vergangenen Jahren deutlich angestiegen. Zu den wichtigsten Gründen dafür zählen gestiegene Ansprüche der Kunden, höhere Anforderungen an die Mitarbeiterproduktivität sowie eine zunehmende Vernetzung mit externen Partnern. Um den erhöhten Anforderungen gerecht zu werden, stehen den Mitarbeitern heute eine Vielzahl unterschiedlicher Kommunikationskanäle zur Verfügung.

Die Top-3 der verwendeten Kommunikationskanäle:

1. E-Mail dominiert den Kommunikationsalltag
2. dahinter rangiert das Handy/Smartphone
3. erst an dritter Stelle kommt das Festnetztelefon.

Die gruppenorientierte Kommunikation beschränkt sich derzeit vor allem auf Telefonkonferenzen; Web- oder Videokonferenzen sind dagegen noch von untergeordneter Bedeutung.

Trotz der bereits hohen Dominanz von E-Mail erwartet ein Großteil der Befragten einen weiteren Bedeutungszuwachs von (mobiler) E-Mail-Kommunikation. Allerdings ist die Folge eine fast unbeherrschbare E-Mail-Flut.

Darüber hinaus leidet die Kommunikationseffizienz an fehlenden mobilen Funktionalitäten, zu vielen Kontaktversuchen und der Komplexität unterschiedlicher Anwendungen und Endgeräte.

Bestehende Probleme bedingen Ineffizienz

Diese Probleme müssen die Unternehmen dringend angehen. Denn nach Einschätzung der Geschäftsbereichsleiter spielt effiziente Kommunikation eine zentrale Rolle, um wichtige strategische Ziele zu erreichen und damit wettbewerbsfähig zu bleiben.

Eine große Mehrheit der Befragten geht davon aus, dass die Integration von Kommunikationskanälen dazu beitragen kann, die Kommunikationseffizienz zu steigern. Darüber hinaus sollten die Mitarbeiter vor allem unterwegs besser erreichbar sein. Mehr als die Hälfte der Prozessverantwortlichen hält die Integration im Rahmen einer Unified- Communications-Lösung für sinnvoll.

Bedeutung effizienter Kommunikation für Einkauf und Beschaffung

Die Studie geht speziell auch auf die Bedeutung effizienter Kommunikation für einzelne Geschäftsprozesse ein, darunter auch Einkauf und Beschaffung. Dazu wurden Verantwortliche aus Einkauf und Beschaffung sowie aus Außendienst und Vertrieb gefragt, welche Rolle eine effiziente Kommunikation für sie spielt, um verschiedene wirtschaftlichstrategische Ziele in ihren jeweiligen Geschäftsbereichen zu erreichen.

Aus Sicht der Verantwortlichen in Einkauf und Beschaffung ist effiziente Kommunikation eine wesentliche Voraussetzung für die Erreichung wichtiger Geschäftsziele. Für fast alle deutschen Einkaufsleiter (90%) ist effiziente Kommunikation wichtig oder sehr wichtig, um die Zusammenarbeit mit Lieferanten und Zulieferern zu verbessern und zu intensivieren.

Für viele Unternehmen ist die engere Einbindung ihrer Lieferanten und Outsourcing-Dienstleister in die eigenen Entwicklungs- und Produktionsprozesse ein wichtiges strategisches Ziel. So können sie besser von deren Know-how profitieren, um die Qualität und Bedarfsgerechtigkeit ihrer eigenen Produkte zu erhöhen.

Für 89% der Verantwortlichen im Einkauf ist effiziente Kommunikation darüber hinaus der Schlüssel für eine schnellere Reaktionsfähigkeit, beispielsweise bei Lieferengpässen, und zur Umsetzung von Prozessinnovationen, die auf eine engere Verzahnung von Lieferanten und Hersteller abzielen.

Effiziente Kommunikation spielt für 83% der Einkaufsleiter zudem eine wichtige oder sehr wichtige Rolle, um die Produktivität ihrer Mitarbeiter zu erhöhen und personelle Ressourcen optimal einsetzen zu können.

Als weitere wichtige Bereiche, in denen eine effiziente Kommunikation Wettbewerbs- und Produktivitätsvorteile für Einkauf und Beschaffung bedeutet, wurden im Rahmen der Befragung genannt:

• Umsetzung von Prozess- und Produktinnovationen
• Automatisierung von Produktionsprozessen
• Internationalisierung der Produktion

Die gesamte Studie kann unter http://www.nortel.com/promotions/emea/uc_germany/index.html kostenlos bezogen werden.

(Quelle: Berlecon Research)