Textflut im Griff - effizientes Lesen (I)

[02.11.2003]

Die Menge an Informationen in Textform, die wir an einem ganz normalen Arbeitstag zu bewältigen haben, übersteigt unsere Ressourcen bei weitem. Wir haben weder ausreichend Zeit noch können wir ausreichend Konzentration aufbringen, um die Buchstabenflut auch nur annähernd in den Griff zu bekommen.

Zu den Papierstapeln aus Memos, Briefen, Berichten, Zeitschriften, Fachartikeln bis hin zu Fachbüchern haben wir heute auch jede Menge Online-Informationen zu lesen, E-Mails und Attachments, Websites, auf denen wir recherchieren oder Transaktionen abwickeln, Informationen im Intranet und vieles mehr.

Das Papier stapelt sich also, vielfach türmt es sich sogar auf, ständig flattern Mails in den virtuellen Briefkasten - und gleichzeitig steigt unser Unbehagen, Wesentliches nicht zu wissen, nicht mehr auf dem Laufenden zu sein, Fachwissen nicht rasch genug aktualisieren zu können, den “Anschluss” zu verpassen.

Wie diesem Druck entkommen?

Effizientes Lesen - nicht unbedingt gleichzusetzen mit schnellerem Lesen - kann helfen, die Papierstapel schneller abzubauen und gleichzeitig den “Blick für das Wesentliche” zu schulen. Denn eines ist klar: Wir können nicht alles lesen, was uns vor die Augen kommt, wir müssen filtern. Und: wir müssen nicht alles genau lesen. Das Pareto-Prinzip ist auch auf das Lesen anzuwenden: 20 Prozent dessen, was sich auf Ihrem Schreibtisch stapelt, enthält 80 Prozent der Informationen, die Sie benötigen. Diese 20 Prozent zu erkennen, ist eine Sache des Trainings - und der Organisation des Lesens.

Der Zeitpunkt des Lesens, die Zusammenstellung des Lesestoffs, die Organisation des Arbeitsplatzes, die Vorbereitungen und nicht zuletzt das Ziel des Lesens sind neben der passenden Lesetechnik jene Faktoren, die die Effizienz des Lesens beeinflussen.

• Lesen Sie dann, wenn Sie wenig gestört und abgelenkt werden; lesen Sie in Phasen hoher Leistungsfähigkeit und nicht nach dem Mittagessen, wenn Sie Gefahr laufen, am Schreibtisch einzunicken; lesen Sie dann, wenn Sie sich am besten konzentrieren können.

• Strukturieren Sie das Material, sortieren Sie es nach Art des Lesestoffs. Bearbeiten Sie auch E-Mails möglichst zeitlich konzentriert und nur das Allernötigste zwischendurch.

• Der Arbeitsplatz sollte richtig beleuchtet sein, es sollte nicht zu laut und hektisch zugehen und auf dem Bildschirm sollte möglichst ein still stehender Bildschirmschoner eingeschaltet sein, damit Sie nicht aus dem Augenwinkel ständig von Lauftexten oder bewegten Elementen auf dem Monitor abgelenkt werden.

• Das Ziel des Lesens: Je nachdem, ob Sie einen Text lesen, um eine Sache zur Kenntnis zu nehmen, oder ob Sie aufgrund der Lektüre eine Entscheidung treffen müssen, werden Sie sich stärker oder weniger stark mit dem Text beschäftigen müssen. Es kann sinnvoll sein, sich vorab einige Ziele zu notieren und sich während des Lesens gleich entsprechende Notizen zu machen.

Das Wichtigste aber: Nehmen Sie sich Zeit zum Lesen bzw. zum Abarbeiten der Papierstapel. Vieles kann ungelesen oder nach einmaligem überfliegen einfach weggeworfen werden; bei vielem reicht es, einzelne Absätze kurz anzulesen, um zu wissen, worum es geht. Und nur der verbleibende Rest verdient es, konzentriert gelesen zu werden.

(In der nächsten Folge von “Your Personal Coach” erfahren Sie, wie Sie Bücher effizient lesen bzw. sich einen überblick über den Inhalt verschaffen und so besser entscheiden können, ob sich die Lektüre lohnt.)