Stimmungsbarometer Elektronische Beschaffung

[13.05.2008]

Die Unternehmen erzielen weiterhin nachweislich Erfolge im Einsatz internetbasierter Tools für die elektronische Beschaffung: bei den Prozesskosten durchschnittlich zwischen 15 und 35 Prozent, bei den Einstandspreisen im Schnitt zwischen 7 und 15 Prozent. Dabei werden elektronische Kataloge schneller ausgebaut als andere Lösungen. Das Volumen der elektronisch beschafften C-Artikel wird bei 79 Prozent der Unternehmen weiter steigen.

Dies ist das Kernergebnis einer Studie zum Stand der aktuellen und geplanten Nutzung von Systemen zur elektronischen Beschaffung (E-Catalogs, E-Sourcing, Einkaufsauktionen, E-Collaboration und Lieferantenbewertungssysteme), die der Lehrstuhl für Industriebetriebslehre (Prof. Dr. Ronald Bogaschewsky) der Universität Würzburg gemeinsam mit dem Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. durchgeführt hat. Das Stimmungsbarometer wird seit 2004 jährlich erhoben. 119 Unternehmen haben sich an der Untersuchung beteiligt, darunter 65 Großunternehmen (mit über 2.000 Mitarbeitern) und 54 KMU.

Elektronische Kataloge

Der Einsatz elektronischer Kataloge ist demnach inzwischen für viele Betriebe Standard: 69 Prozent setzen E-Catalogs in der Praxis ein, 21 Prozent befinden sind in der Planungs- und Einführungsphase. Nur noch 10 Prozent der befragten Unternehmen sind der Ansicht, auf den Einsatz von elektronischen Katalogen komplett verzichten zu können. Hingegen verfügt fast die Hälfte aller Unternehmen über eine mehrjährige Erfahrung mit diesem Instrument.
Nach wie vor besteht ein großer Unterschied in der Nutzung durch Global Player gegenüber KMU: 80 Prozent der “Großen” sind seit mehreren Jahren dabei, während nur 54 Prozent der KMU längere Erfahrung mit diesem Instrument aufweisen. Im Vorjahresvergleich wird jedoch deutlich, dass KMU gewillt sind, verstärkt auf elektronische Kataloge zu setzen. So planen 17 Prozent der KMU zurzeit Einführungsprojekte und 14 Prozent führen aktuelle Einführungsprojekte durch. Der Bereich Dienstleistung/Handel hat E-Catalog-Systeme insgesamt etwas früher als die Industrie adaptiert.

E-Sourcing

E-Sourcing umfasst IT-gestützte Verfahren, um geeignete Lieferanten zu ermitteln und auszuwählen. Hierunter fallen insbesondere elektronische Ausschreibungen (RFQs) sowie Einkaufsauktion.

Hier zeigt sich: Vor dem Hintergrund der aktuellen Compliance-Diskussion konzentrieren sich Unternehmen vorwiegend auf Ausschreibungen, um die Prozesseffizienz und -transparenz zu erhöhen. Nur noch 27 Prozent verzichten auf elektronische Ausschreibungen. Immerhin ein Drittel der Unternehmen schreibt bereits zwischen 25 und 75 Prozent des relevanten Beschaffungsvolumens elektronisch aus.

Im Vorjahresvergleich sehen die Unternehmen den Einsatz von elektronischen RFQs somit deutlich positiver. Deutlich wird, dass sich Unternehmen vorwiegend auf Ausschreibungen konzentrieren.

Die Nutzung von Auktionen scheint hingegen zu stagnieren: Knapp die Hälfte aller Unternehmen zieht dieses Instrument überhaupt nicht in Betracht. Der in den ersten Jahren des E-Procurement teilweise zu verzeichnende Auktions-Hype scheint endgültig einer realistischen Betrachtungsweise gewichen zu sein.

E-Collaboration

Unter E-Collaboration wird zum einen der internetbasierte Datenaustausch zur Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen einem beschaffenden Unternehmen und ausgewählten Lieferanten im Hinblick auf eine effiziente, fehlerarme und standardisierte Abstimmung über Produktionspläne und daraus resultierende Bedarfe, Bestellabrufe, Vendor Managed Inventories etc. verstanden, zum anderen zählt dazu die elektronische Unterstützung der gemeinsamen Zusammenarbeit im Rahmen von Forschung und Entwicklung, Qualitätsmanagement und ähnlicher Projekte mit Lieferanten. Die Herausgeber der Studie sehen in diesem Bereich (Datenaustausch, Qualitätsmanagement mit Lieferanten etc.) noch erhebliche Potenziale - sowohl für Global Player als auch KMU: 44 Prozent der Befragten verzichten derzeit auf den Einsatz entsprechender Tools. Hinsichtlich des abgewickelten kollaborationsfähigen Beschaffungsvolumens stehen 37 Prozent noch am Anfang (< 10 Prozent), 34 Prozent der Unternehmen haben größere Anteil erreicht (über ein Viertel des möglichen Volumens). 68 Prozent der Unternehmen wollen offenbar B-Artikel verstärkt integrieren. Der Anteil der A-Artikel (strategisch bedeutsamste Güter) steigt aktuell bei der Hälfte aller Unternehmen. Eindeutiger Trend ist im Bereich der Lieferantenbewertung zu erkennen: 46 Prozent der Unternehmen steuern bereits mindestens 75 Prozent ihrer strategischen Lieferanten über ein Bewertungssystem. Gemessen an der Anzahl der gesamten Lieferanten haben 80 Prozent der Unternehmen bis zu 30 Prozent ihrer Supplier und 16 Prozent mehr als 50 Prozent ihrer Supplier integriert. Nur 29 Prozent glauben, auf den Einsatz entsprechender Tools verzichten zu können. Prof. Dr. Ronald Bogaschewsky (Universität Würzburg): "Bei den Motivationsgründen dominieren interne und transaktionsbezogene Zielstellungen wie Prozessoptimierung und -standardisierung, mit etwas Abstand marktgerichtete Ziele wie Einstandspreisreduzierungen oder Nachfragebündelung." Häufigste Hinderungsgründe sind indes innerbetriebliche Widerstände und mit deutlichem Abstand fehlende Motivation bzw. fehlendes Erkennen von Chancen durch die Geschäftsführung. Der Aspekt "Kosten" ist hingegen deutlich rückläufig. Dr. Holger Hildebrandt: "Die Umfrage zeigt: Projekte lassen sich nur dann erfolgreich gestalten, wenn alle im Unternehmen betroffenen Gruppen einbezogen werden und wenn sich die Prozessgestalter im Einkauf der Unterstützung der Geschäftsführung gewiss sein können."

Entwicklung des betroffenen Beschaffungsvolumens

Gemessen am gesamten Beschaffungsvolumen sind die elektronischen Beschaffungsprozesse weiterhin in der Minderheit. Dabei lässt die Studie keine wesentlichen Veränderungen gegenüber den Vorjahren erkennen. In den einzelnen Bereichen werden in der Regel weniger als 30 Prozent abgewickelt, wobei der überwiegende Anteil – mit Ausnahme der Ausschreibungen – sogar unter 10 Prozent liegt. Zu berücksichtigen ist dabei allerdings, dass ein Teil der Beschaffungsvorgänge nicht katalog-, ausschreibungs- bzw. auktionsfähig ist. Berücksichtigt man nur das katalogfähige Beschaffungsvolumen, so ist die Hälfte der Unternehmen bereits sehr weit fortgeschritten und hat über 50 Prozent des katalogfähigen Volumens integriert. Bezogen auf das ausschreibungsfähige Beschaffungsvolumen wird deutlich, dass 58 Prozent der Unternehmen weniger als 25 Prozent des möglichen Volumens bisher erreichen, 38 Prozent sogar unter 10 Prozent liegen. Immerhin ein Drittel der Unternehmen schreiben schon zwischen 25 und 75 Prozent des relevanten Beschaffungsvolumens elektronisch aus. Der Trend der Vorjahre bestätigt sich auch dieses Jahr: Elektronische Kataloge werden schneller ausgebaut als alle anderen Lösungen. Das Volumen der elektronisch beschafften C-Artikel wird bei 79 Prozent der Unternehmen weiter steigen. Mit etwas Abstand folgen B-Artikel mit 68 Prozent, die offenbar die Unternehmen im E-Sourcing- und E-Collaboration- Bereich verstärkt integrieren. Der Anteil der strategisch bedeutsamsten Güter steigt aktuell nur bei der Hälfte aller Unternehmen weiter. Die Ergebnisse der Studie stehen zum kostenlosen Download (PDF) bereit.

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