Selbstbewusster verhandeln im Einkauf

[05.04.2009]

Eine Steigerung des Verkaufsumsatzes ist positiv. Mit Blick auf die Kosten noch besser ist aber eine Verringerung des Einkaufsumsatzes. Und hier kommt das Verhandlungsgeschick des Einkäufers zum Tragen!

Die Bedeutung des Einkaufs

“Im Einkauf liegt der Gewinn”, lautet eine Feststellung. Dazu gibt es eine einfache Rechnung. Wie wirkt es sich auf den Gewinn eines Unternehmens aus, wenn die Verkäufer den Umsatz um fünf Prozent steigern? Und wie sieht das Ergebnis aus, wenn es gelingt, die Einkaufspreise um fünf Prozent zu senken? Ein Vergleich zeigt, dass bei einer Mehrzahl der Unternehmen eine Reduzierung des Einkaufspreises den Gewinn stärker erhöht als eine Ausweitung des Absatzes. Dies ist ganz einfach deshalb so, weil eine Umsatzsteigerung auch die Kosten erhöht, so dass nur ein Teil davon als Gewinnzuwachs bleibt, während ein günstigerer Einkauf im gesamten Umfang den Gewinn erhöht, vorausgesetzt natürlich, dass das Qualitätsniveau dasselbe ist und die Kostenreduzierung im Einkauf nicht durch Abstriche bei der erforderlichen Qualität erzielt wird.

Aber nicht in jedem Unternehmen ist der Einkauf gleich wichtig. Die Bedeutung des Einkaufs hängt davon ab, wie hoch der Anteil der Beschaffungskosten ist. In Produktionsbetrieben liegt er bei durchschnittlich 50 Prozent. Unter Beschaffungskostenanteil versteht man den Anteil der Kosten für den Einkauf der benötigten Rohstoffe, Materialien, Halbfertigwaren und Dienstleistungen an den gesamten Kosten. Wenn die Beschaffungskosten 40 oder 50 Prozent ausmachen, muss ihnen auf jeden Fall viel Aufmerksamkeit gewidmet werden. Aber auch in einem Dienstleistungsbetrieb, wo der Einkauf vielleicht nur 20 Prozent der Gesamtkosten verursacht, lässt sich viel Geld sparen, was den Gewinn und die Wettbewerbsfähigkeit verbessert. Deshalb gilt die genannte Feststellung mehr oder weniger immer: Im Einkauf liegt der Gewinn!

Viele Unternehmen schulen ihre Verkäufer, seltener aber ihre Einkäufer. Das ist aus der Sicht des Einkaufs ein Nachteil, denn in den Verhandlungen sitzen sich Verkäufer und Einkäufer gegenüber. Dabei kann es um viel Geld gehen, und Einkäufer, die nicht entsprechend ausgebildet sind, drohen dabei das Nachsehen zu haben. Deshalb ist es wichtig, auch die Einkäufer zu schulen.

Was können Einkäufer von guten Verkäufern lernen?

Da ist einmal die intensive Vorbereitung auf Verhandlungen zu nennen. Verkäufer bereiten sich meiner Erfahrung nach besser auf die Gespräche vor, sie formulieren Ziele, sie prüfen ihr Auftreten und ihre mentale Einstellung, trainieren die mentale Fitness, üben situationsgerechte Reaktionen ein, verbessern ihre Überzeugungskraft, arbeiten an ihrer Motivation, sie fragen sich, wie stark sie hinter ihrem Unternehmen und ihren Produkten stehen und wie gut sie dies zum Ausdruck bringen. All diese mentalen Techniken kommen im Einkauf oft viel zu kurz. Zuweilen macht sich im Einkauf auch Frustration breit, weil Erfolge in der Beschaffung weniger beachtet werden als solche im Verkauf. Dies wiederum ist Gift für die Motivation.

Wie tickt ein Verkäufer - und wie reagiert der Einkäufer? Nicht alle Verkäufer arbeiten mit denselben Methoden; es gibt trickreiche, die den kurzfristigen Erfolg suchen, und andere, die bemüht sind, anhaltende Geschäftsbeziehungen aufzubauen und Lösungen zu finden, mit der beide Seiten leben können. Wichtig ist, dass der Einkäufer seine Ziele kennt und dass er viele Fragen stellt. Dies ist ein zentraler Punkt in der Verhandlungsführung des Einkäufers ... wie im Übrigen auch des Verkäufers: Durch geschickte Fragen können Schwachstellen des Verhandlungspartners herausgefunden werden - und diese gilt es zu nutzen.

Manche Einkäufer wenden eine Einschüchterungstaktik an, um über die Schwachstellen des Verkäufers ans Ziel zu kommen, günstigere Preise oder bessere Konditionen allgemein zu erreichen. Oder sie sind dort zu Konzessionen bereit, wo es für sie im Grunde nicht schmerzlich ist, um mit jenen Forderungen durchzukommen, die für sie zentrale Bedeutung haben. Wer seine Ziele kennt, wer weiß, wo er Abstriche machen kann und wo nicht, hat immer die besseren Karten als der, der zu wenig vorbereitet in eine Verhandlung geht. Was sind die “Die 10 Schritte zum Einkaufserfolg?”

Ein Auszug aus dem Buch von Matthias Grossmann über selbstbewusste Verhandlungsführung:

Eine meiner wichtigsten Forderungen lautet: Prüfen Sie Ihre Selbstmotivation! Nur der Einkäufer, der voll hinter seiner Firma und hinter seinem Beruf steht, gibt sein Bestes. Das ist die Basis für den Verhandlungserfolg. Was nützt mir die beste fachliche Vorbereitung, wenn ich gar nicht hinter meinen Zielen stehe? Prüfen Sie Ihre Gedanken. Prüfen Sie auch einmal Ihre Einstellung zum Verhandeln an sich, zum Beispiel mit schwierigen Lieferanten bis hin zu Monopolisten. Wie denken Sie: “Da habe ich doch eh keine Chance. Wir müssen dort doch kaufen.” Oder: “Wir mit unserem kleinen Umsatz, wir müssen froh sein, dass er uns beliefert.” Die Situation mag verständlich sein, doch wenn Sie so denken, dann blockieren Sie den Erfolg selbst!

Wer sind Sie? Sind Sie der Bedenkenträger oder gehen Sie selbstbewusst an den Start? Der Verhandlungserfolg beginnt in Ihrem Kopf. Denken Sie in Möglichkeiten und bereiten Sie sich gut vor!

Der nächste Punkt ist die fachliche Vorbereitung auf eine Verhandlung. Der Einkäufer braucht Informationen über allgemeine Marktlage und Preisentwicklung, die Umsatzentwicklung des Lieferanten und dessen Wettbewerbssituation. Je mehr Daten und Fakten der Einkäufer sammelt, desto schwerer wiegen seine Argumente. Gerade in der aktuellen Zeit kommt den Einkäufern der Markt entgegen: Rohstoff- und Energiepreise fallen. Ein idealer Zeitpunkt, um Erhöhungen der letzen Jahre nachzuverhandeln und wieder auf das alte Niveau zu senken. Wichtig ist auch die Zielsetzung. Der Einkäufer fragt sich: Von welchem Maximalziel gehe ich aus und welches ist das Minimalziel, das ich mindestens erreichen will? Dazwischen liegt der Verhandlungsspielraum. Ein weiterer zentraler Punkt ist die Einwandbehandlung. Welche Einwände bringt der Lieferant vor - und wie reagiere ich darauf?

Ebenfalls von entscheidender Bedeutung ist die Fragetechnik. Durch Fragen kann man nämlich ein Gespräch führen, Schwachstellen des Verkäufers herausfinden und ihn dazu bewegen, Vorschläge zu machen, wie wir zum Beispiel das Ziel einer Preisreduzierung erreichen. Interessant hierbei ist die Implikationsmethode: Sie kann positiv und negativ angewendet werden. Möchte sich der Lieferant überhaupt nicht bewegen und sich den gemeinsamen Zielen öffnen, kann die negative Implikation helfen. Anstatt dem Verkäufer die negativen Folgen aufzuzeigen, also ein Szenario zu entwerfen, fragen Sie ihn besser: Herr Verkäufer, angenommen wir finden heute keine Lösung, was denken Sie, welche Folgen das für die mittelfristige Zusammenarbeit haben kann?? Durch diese Technik wird sich der Verkäufer selbst die Antwort geben und dies kann ihn viel mehr überzeugen, als wenn er es von außen in Form einer Drohung gesagt bekommt.

Die richtige Strategie und Taktik

Erwähnt werden bei der Vorbereitung auf Verhandlungen sollen auch noch die Strategie und die Taktik. Welche Strategie wende ich an, um mein Ziel zu erreichen? Es gibt viele Strategien, auch unangenehme, wie etwa die Zermürbungsstrategie, die darin besteht, den Verkäufer durch bestimmte Taktiken müde zu machen, ihn zu entmutigen, ihn einzuschüchtern, indem man ihn warten lässt, den Verhandlungstisch mehrere Male verlässt, um angeblich andere dringliche Entscheidungen zu treffen, nichts zu trinken anbietet und dergleichen. Ich persönlich halte wenig davon, mir liegt die Partnerschaftsstrategie näher, in der man zum Beispiel gemeinsam versucht, die Kosten zu senken um die neuen Preise zu erreichen.

Matthias Grossmann
http://www.einkaufstraining.de

Seminartipp

Vertiefen Sie Ihr Verhandlungswissen im ÖPWZ-Seminar “Selbstbewusster verhandeln im Einkauf” (EB905704) mit Dipl.-BW. Matthias Grossmann am 27. - 28. Mai 2009 in Wien!

Lernen Sie innere Blockaden zu lösen sowie überzeugend und motiviert Ihre Ziele als Einkäufer durchzusetzen.

Aus dem Inhalt des Seminars “Selbstbewusster verhandeln im Einkauf”:

• Preiserhöhungen gezielt abwehren
• Herausfordernde Ziele setzen und erreichen
• Eigene Widerstände in Stärken umwandeln
• Einwandbehandlung, die beeindruckt
• Gegenargumentation, die überzeugt
• Auch Monopolisten haben ihre Grenzen
• Souveränität bei schwierigen Gesprächspartnern bewahren