Produktivitätstools: iPads und andere Tablets ... mehr als ein Spielzeug?

[03.11.2010]

„Nettes Spielzeug, aber viel zu eingeschränkt für eine ernsthafte Nutzung“, so lautet häufig die erste Reaktion auf das iPad von Apple, Samsungs Galaxy Tab und andere Vertreter der neuen Tablets. Spricht man allerdings mit aktiven Nutzern, dann wollen diese ihr Gerät nicht mehr hergeben und betrachten es als ständigen Begleiter.

In Gesprächen mit diesen Nutzern lassen sich dann auch rasch zwei häufig wiederkehrende Missverständnisse ausräumen: Die neue Geräteklasse ersetzt Notebooks und Smartphones nicht, sondern ergänzt sie. Und: Ja, es gibt zwar Einschränkungen (bei allen Geräten), aber bei richtigem Einsatz können sie helfen, die eigene Produktivität zu steigern.

Genau das ist das entscheidende Stichwort: Lohnen sich diese Geräte als Produktivitätstools für Manager? Natürlich brillieren die Geräte in erster Linie beim Konsum von Medien: Webseiten und Mails abrufen, Videos anschauen, vielleicht mal eine Präsentation. Zusätzlich taugen sie mehr oder weniger gut zum Lesen von PDF-Dokumenten, wobei für die ganzseitige Darstellung von Din A4-Seiten ein 10“ großes Display besser geeignet ist als ein 7“-Display. Andererseits sind 7“-Geräte portabler.

Nun besteht allerdings die Arbeitswelt nicht aus dem Anschauen von Videos. Der Umgang mit Dokumenten, die Recherche im Web und in Unternehmensdatenbanken oder die Kommunikation per E-Mail und Co. nehmen da schon größeren Raum ein. Immer wieder geht es aber auch darum, selbst Inhalte zu verfassen, Dokumente zu erstellen und zu bearbeiten, Mails zu schreiben, Kalkulationen durchzurechnen und anderes mehr. Allen Vertretern der neuen Geräteklasse gemein ist, dass sie keine physische Tastatur besitzen: Eingaben erfolgen über eine eingeblendete Bildschirmtastatur, an die man sich erst einmal gewöhnen muss. Optional kann zumeist eine richtige Tastatur per Bluetooth oder USB angeschlossen werden, schränkt dann aber die Portabilität der Lösung erheblich ein.

Unbestreitbare Vorteile der Geräte gegenüber Notebooks sind das geringere Gewicht, die meist wesentlich höhere Akkulaufzeit, die gute Portabilität und die Tatsache, dass sie nach dem Einschalten sofort einsatzbereit sind. Zumindest Geräte auf der Basis von iOS (Apple) und Android lassen sich durch sogenannte Apps auch (ähnlich wie Notebooks) um zusätzliche Anwendungen erweitern.

Unter den Hunderttausenden Apps finden sich dann auch zahlreiche Produktivitätswerkzeuge wie Textverarbeitungen, Tabellenkalkulationen, Präsentationsprogramme, Mindmapping-Tools, ToDo-Listen, Terminplaner, Kontaktmanager, Projektmanagementhilfen, PDF-Reader mit eingebauter Annotationsmöglichkeit, Diagrammgeneratoren, Reiseassistenten und sogar Spracherkennungsprogramme. Darüber hinaus gibt es eine Vielzahl spezieller Anwendungen, die z.B. den mobilen Zugriff auf SAP-Systeme und andere Unternehmensdaten bieten, in der Lage sind, CAD-Zeichnungen anzuzeigen oder sogar den kompletten Zugriff auf einen Desktop-PC mit allen dort installierten Programmen und Daten ermöglichen. Mit den richtigen Werkzeugen ist selbst das Drucken und Faxen direkt von den Geräten aus möglich, in der Regel wird man sich die Daten und Dateien aber per Mail oder Drahtlosnetzwerk an den stationären Arbeitsplatz weiterleiten.

Spannend sind gerade Geräte mit größerem Display auch in Meetings mit Kunden. Hier können sie genutzt werden, um Präsentationen zu zeigen, ohne ein Notebook als trennende Wand zwischen den Gesprächspartnern aufbauen zu müssen, dienen zur Erfassung von Gesprächsnotizen (die am Ende des Treffens allen Beteiligten per Mail zugesandt werden können), können als Diktiergerät fungieren, per Videocall oder Anruf kurzfristig Meinungen Dritter einholen und dienen als Repository für alle relevanten Daten für die Besprechung - vom Adressmanager über Dokumentarchive bis hin zu Videodateien.

Auch im Rahmen größerer Arbeitsmeetings entfalten die Geräte ihre Stärke, wenn sie per Adapter an einen Beamer angeschlossen werden können. So ist es möglich, Besprechungsagenden interaktiv zu präsentieren und parallel zum Meeting das Pad auch zur Erfassung der Arbeitsresultate zu nutzen. Kleinere Gruppen können mit geeigneten Apps sogar mehrere Geräte vernetzen und zum shared workspace machen: Jeder sieht die Inhalte auf seinem persönlichen Arbeitsgerät und kann interaktiv seine eigenen Ideen und Impulse einbringen, indem er sie auf seinem Pad erstellt und mit den anderen teilt. Diese Collaborative Tools funktionieren vielfach sogar dann, wenn die Teilnehmer nicht im gleichen Raum sitzen, sondern (unter Umständen weltweit) verstreut sind.

Aktuelle Studien zeigen auch, dass insbesondere die Geräte auf iOS- und Android-Basis keine generelle Sicherheitsbedrohung für die IT-Infrastruktur der Unternehmen darstellen. Vielmehr lassen sie sich mittlerweile sehr gut in die bestehenden Systeme integrieren. Trotzdem bedarf es hier eines klares Sicherheits- und Administrationskonzeptes, sollen die Geräte mehr sein als reine Spielzeuge für Manager.

Auf jeden Fall lohnt sich ein Blick in die Angebote der unterschiedlichen App-Stores für die Geräte, um sich einen kleinen Überblick über die unendliche Vielfalt der Apps für den potenziellen produktiven Einsatz zu machen.