Produktivitätstools: DEVONthink Pro Office (Mac)

[06.02.2012]

Wer kennt das nicht: Laufend fallen Informationen an, die irgendwo zu notieren, zu sammeln und zu sortieren sind. Da ist die Gesprächsnotiz vom Meeting zuvor, dort ein paar Ausdrucke von einer Webrecherche, in einer an sich selbst geschickten E-Mail stehen ein paar Gedanken zum aktuellen Projekt, irgendwo ein Post-It mit einer wichtigen Telefonnummer. Dazu zahllose größere Dokumente, Excel-Sheets etc. pp. Vom papierlosen Büro sind die meisten meilenweit entfernt!

Und selbst die digital vorliegenden Informationen und Notizen liegen nicht strukturiert in einer zentralen Datenbank, sondern sind verteilt auf die unterschiedlichsten Anwendungen und Dateien. Das geht so weit, dass viele wichtige Informationen lieber ausdrucken und abheften als sie im Rechner zu speichern. Papier aber ist geduldig, lässt sich nicht automatisiert durchsuchen und jeweils nur nach einem Ordnungskriterium ablegen (es sei denn, man druckt gleich mehrere Kopien aus).

DEVONthink Pro Office ist eine Dokumentendatenbank, die diesem Chaos begegnet und es erlaubt, digital vorliegende Dokumente in einer zentralen Datenbank zu erfassen und nach den verschiedensten Kriterien zu durchsuchen, zu klassifizieren und zu ordnen. Die Anwendung unterstützt den Anwender durch „intelligente“ Verfahren, durch die beispielsweise ähnliche Dokumente aufgrund inhaltlicher Analysen automatisch erkannt und gruppiert werden können.

Dabei importiert DEVONthink Pro Office vorhandene Inhalte aus bestehenden Dateien und arbeitet mit Referenzen auf diese. Auch eine leistungsfähige Anbindung an Dokumentenscanner samt Texterkennung (OCR) ist vorhanden, um Papierdokumente in die Dokumentendatenbank zu überführen.

Doch während all diese Funktionen sehr hilfreich sind, entfaltet DEVONthink Pro Office seinen wahren Charme vor allem als „intelligente“, digitale Zettelbox: Über ein auf dem Desktop liegendes Symbol kann jeder beliebige Text markiert und in eine von bis zu neun thematisch getrennten Eingangskörben gezogen werden. DEVONthink Pro Office erstellt darauf jeweils automatisch eine eigene Notiz. Ebenso können jederzeit neue Notizen erstellt werden - auch basierend auf Vorlagen (z.B. Telefonanrufnotiz, Projektbesprechungsprotokoll, Offert, ...), die nach eigenen Bedürfnissen erstellt und adaptiert werden können.

Alle Notizen und Dokumente in der Dokumentendatenbank werden von DEVONthink Pro Office gleichrangig behandelt und können sowohl automatisiert klassifiziert als auch manuell mit Metainformationen versehen, in Kategorien sortiert und nach unterschiedlichsten Kriterien ausgewertet und durchsucht werden. Dabei machen die Such- und Sortierfunktionen DEVONthink Pro Office zum echten Produktivitätstool: Nicht das Programm gibt (wie bei klassischen Datenbanken) vor, wie der Nutzer zu arbeiten hat, sondern es gibt ihm die Flexibilität, es seinen individuellen Bedürfnissen und Arbeitsabläufen anzupassen. Wer stark strukturiert arbeiten möchte, kann das ebenso tun wie jemand, der DEVONthink Pro Office vor allem als mitdenkende, digitale Schuhschachtel ansieht.

Gerade im Alltag stellt man als Nutzer schnell fest, dass man sich nach einiger Zeit gar nicht mehr vorstellen kann, wie man früher ohne DEVONthink produktiv seine Notizen verwaltet hat.

Weitere Informationen beim Hersteller DEVONthink Technologies:
devontechnologies.com/products/devonthink/devonthink-pro-office.html