Lieferantenmanagement

[10.06.2002]

Noch immer gibt es mehr derartige Fälle, als man glauben möchte. Und es ist Sache des Einkaufs, solche inakzeptablen Vorgangsweisen - gegebenenfalls zusammen mit der Geschäftsführung - zu unterbinden.

Bewertung & Zulassung

Sind Sie selbst nach ISO 9000, ISO/TS 16949, VDA 6.1, QS 9000 zertifiziert, so gibt es ein definiertes Zulassungs- und Bewertungsverfahren für Lieferanten. Sind Sie selbst umweltzertifiziert (Responsible Care, EMAS, ISO 14001 usf.), wird dieses Verfahren durch die Erhebung umweltrelevanter Aspekte ergänzt - mit allen wichtigen Parametern wie Art der Gesellschaft, Produktionsstandorte, Produktpalette, Kapazität, Verkehrsanbindung, Auskunft über finanziellen Status und Ruf, Ansprechpartner, qualitäts- und umweltrelevante Zertifizierungen usf.

Auditierung

Bei wichtigen Lieferanten ist eventuell sogar eine Auditierung empfehlenswert, in der Sie sich selbst vor Ort ein Bild vom Lieferanten, den Managern und Mitarbeitern, seinen Verfahren, Vorgehensweisen, Abläufen etc. machen können.

Regelmäßige überprüfung

Alle diese Zulassungsschritte erfordern in Zukunft übrigens eine regelmäßige überprüfung durch die Bewertung der Leistungen in einem bestimmten Zeitraum, etwa nach Termin- und Mengengenauigkeit, Reklamationen, Preisabweichungen, Beistellung geforderter Unterlagen etc., was einen gewissen Aufwand bedeutet.

Bei Verwendung eines modernen EDV-gestützten Lieferanten-Managementsystems fallen übrigens viele dieser Informationen über die konkreten Leistungen sozusagen automatisch an.

Die Lieferanten könnten dann etwa nach “Haus”-, Dauer- und fallweisen Lieferanten sortiert werden. Es wird zu untersuchen sein, ob die “Haus”-Lieferanten wirklich die optimale Lösung bieten oder ob es auch Alternativ-Lieferanten für diese Bedarfe gibt, mit denen Gespräche aufzunehmen und die gegebenenfalls nach den Zulassungsbedingungen aufzunehmen sind.

Strategische Lieferanten

Es kann eine Art partnerschaftlicher Vereinbarung bezüglich so genannter strategischer Lieferanten erfolgen, die beiden gewisse Vorrechte einräumt: dem Bedarfsträger die Notwendigkeit auferlegt, sich zuerst einmal mit den Produkten der strategischen Lieferanten zu befassen, bevor die anderer Lieferanten geprüft werden, den Lieferanten verpflichtet, im Notfall den strategischen Kunden zuerst zu bedienen.

Begründung für solche strategische Lieferanten kann etwa in einem international tätigen Unternehmen sein, dass auch der Lieferanten international (global) tätig und vertreten ist.

Parallel erfolgt üblicherweise die Prüfung der bezogenen Produkte und Leistungen mit einigen Folgeüberlegungen: Können Produkte standardisiert werden? Können Dimensionen, Ausführungen, Versionen, die bezogen werden, standardisiert, kann die Vielfalt eingeschränkt werden? Nicht von jeder Variante ein Stück, sondern mehrere von einer Version?

Das hilft bei der Lagerhaltung, beim “working capital”, bei der Abwicklung, beim Preis.

Online-Unterstützung

Hier bewährt sich einer der ersten Schritte in den “e-commerce” sehr: Das Hinterlegen eines mit Ihren Bedarfsträgern abgestimmten Standard-Kataloges der Produkte, die zur Verwendung in Ihrem Hause freigegeben sind, im hauseigenen Online-System, so dass die Bedarfsträger beim benötigten Produkt nur noch die Menge einzusetzen brauchen.

Bei außergewöhnlichem Bedarf, z.B. Investitionen und Bauten, muss der zeitliche Ablauf und die eindeutige (möglichst lieferantenunabhängige) Definition des benötigten Produktes/der benötigten Leistung dem Einkauf die Möglichkeit geben, mehrere Lieferanten zu befragen, sich mit deren Zulassung zu beschäftigen, die notwendigen Informationen einzuholen und ein umfassendes Bild der Möglichkeiten des Marktes zu erstellen.

(Ich weiß schon: Eines der schwierigsten Kapitel im Leben eines Einkäufers ist es, für die Geschäftsführer Dienstautos zu kaufen. Aber das sollte an der grundsätzlichen Ordnung nichts ändern!)

Nützliche Regeln

Unsere Kollegen in der Beschaffung der öffentlichen Hand sind durch nationale und internationale Vergaberichtlinien sehr stark in ihrer Bewegungsfreiheit eingeschränkt. Uns in der Industrie geht es da wesentlich besser.

Nur: Manchen der Regeln der öffentlichen Vergabeordnungen sollten auch wir uns annähern. Der Weg in diese Richtung ist durch sehr strikte einschlägige Regeln internationaler Unternehmen vorgezeichnet � und der ist gut beraten, der sich selbst vernünftige Regeln auferlegt, mit denen er gut leben kann, bevor er sie von außen auferlegt bekommt. Denn dann reden meistens “Experten” mit.

Common Sense statt “Expertentum”

Eine uralte Einkäufer-Weisheit hat auch heute noch ihre Gültigkeit:

Lassen Sie nie zwei Anwälte Ihre Verträge erstellen, Sie kommen sonst nie zu einem Vertrag. Denn derzeit sind hoch im Kurs nicht die Löser bekannter Probleme, sondern die Erfinder neuer, unbekannter Probleme. Und wenn die dann noch eine Lösung für dieses bisher unbekannte Problem erfinden, die so unglaublich gut ist, dass das eben neu erfundene Problem nicht und nicht auftritt, dann sind sie überhaupt die Allergrößten - wer erinnert sich nicht gerne an Y2K und die EURO-Einführung, die wir ohne diese Hilfe von außen alle nicht geschafft hätten!

Irgendwie habe ich manchmal den Eindruck, dass - würden wir Einkäufer unsere Einkaufsbedingungen und die Verkäufer ihre Verkaufsbedingungen wirklich ganz ernst nehmen - das Ein- und Verkaufen deutlich problematischer wäre, denn da gibt es welche, die glatt als Einkaufs- und Verkaufs-Verhinderungs-Bedingungen gelten könnten.

Da das beliebte Auditing-Verfahren aber genau das prüft: “Halten Sie sich selbst an Ihre eigenen Regeln?”, wäre es vermutlich empfehlenswert, die Einkaufs- bzw. Verkaufsbedingungen nach dem common sense einmal zu durchforsten und eine zwar durchaus strenge, aber mach- und in der Praxis auch einhaltbare Regelung, mit der beide Seiten leben können, zu finden.