Ist der österreichische Einkauf fit für die Krise?

[03.12.2008]

Die Auswirkungen der globalen Finanzkrise auf die Realwirtschaft zeigen sich immer deutlicher. Sinkende Absatzzahlen schaffen immer mehr Kostendruck auf die Unternehmen – eine straffe Kostenstruktur und optimierte Materialbezugskosten gewinnen an Bedeutung. Doch wie gut ist der Mittelstand in Österreich vorbereitet? Sind die Einkaufsabteilungen gerüstet für die kommenden Herausforderungen?

Was lange als unsicher galt, wird zunehmend immer mehr bestätigt: Die globale Finanzkrise wirkt sich mit dramatischen Folgen auch auf die Realwirtschaft aus und weltweit revidieren Ökonomen ihre Konjunkturprognosen nach unten. Auch in Österreich soll sich das Wirtschaftswachstum deutlich abkühlen und laut EU-Kommission im Jahr 2009 nur mehr 0,6% betragen (vgl. Deutschland 0,0%). Um der Belastung der Unternehmensergebnisse entgegenzuwirken, sind eine straffe Kostenstruktur und insbesondere möglichst optimale Einkaufskosten die Grundvoraussetzung. Der Einkaufsspezialist Spring Procurement sowie das Institut für Transportwirtschaft und Logistik der Wirtschaftsuniversität Wien haben in einer Studie die Qualität des Einkaufs von österreichischen mittelständischen Unternehmen (Umsatz 20 Mio. € bis 1 Mrd. €) durchleuchtet und untersucht, ob der Einkauf der befragten Unternehmen „fit“ für die Krise ist.

Maverick Buying verursacht unnötige Kosten

Unter Maverick Buying versteht man das Beschaffen außerhalb der Einkaufsabteilung, d.h. wenn die organisierten Prozesse unterlaufen werden und verschiedene Abteilungen selbst einkaufen. Im Vergleich zum Einkauf über die Einkaufsabteilung verursacht Maverick Buying um 15% höhere Materialbezugskosten, sagt Klemens Figlhuber, Geschäftsführer von Spring Procurement. Von den in der Studie befragten Unternehmen gaben 75% an, dass Bestellvorgänge ohne die Beteiligung des Einkaufs durchgeführt werden. Auch der Anteil des über Maverick Buying beschafften Volumens am Gesamteinkaufsvolumen ist hoch; 44% der befragten Unternehmen geben an, über 10% “am Einkauf vorbei” zu beschaffen. Angesichts der zunehmend angespannten wirtschaftlichen Situation besteht akuter Handlungsbedarf, Maverick Buying zu vermeiden, so die Autoren der Studie.

Ausgewogenes Ausbildungsniveau, aber Fähigkeitsdefizite in wichtigen Bereichen

Prof. Dr. Sebastian Kummer, Vorstand des Instituts für Transportwirtschaft und Logistik an der Wirtschaftsuniversität Wien, stellt fest, dass immerhin 55% der Unternehmen mindestens einen Akademiker in der Einkaufsabteilung beschäftigen und damit zunehmend für ein ausgewogenes Ausbildungsbild sorgen. Bei den einkaufsrelevanten Fähigkeiten der Mitarbeiter zeigt sich jedoch ein anderes Bild, so der Experte: “Während das Verhandlungsgeschick und die soziale Kompetenz hoch eingeschätzt werden, gibt es nach Einschätzung der Vorgesetzten Defizite in den für das Beschaffungsmanagement wichtigen Bereichen Analytik, IT und Fremdsprachenkenntnisse.”

Die analytischen Defizite in den einkaufsrelevanten Fähigkeiten spiegeln sich beim Einsatz der Einkaufsinstrumente wider. Während einfache Methoden wie die ABC-Analyse (76% der Unternehmen) oder eine standardisierte Lieferantenbewertung (74%) von der Mehrheit Unternehmen angewandt werden, so werden weitergehende Analysemethoden von weniger als 25% der Unternehmen eingesetzt. Auch werden standardisierte Prozesse zum konsequenten Hinterfragen des Preis,- Qualitäts- und Serviceniveaus der Bestandslieferanten nicht ausreichend umgesetzt. Obwohl dies eine der Hauptaufgaben des Einkaufs ist, überprüfen 18% der Einkaufsabteilungen ihre Lieferanten nur selten bis gar nicht auf Marktkonformität. Diese Unternehmen haben keinerlei Überblick über das aktuelle Preisniveau von den benötigten Gütern bzw. Dienstleistungen und sind ihren Bestandslieferanten in Verhandlungen völlig ausgeliefert, gibt Figlhuber zu bedenken.

Beschaffung fast ausschließlich im deutschsprachigen Raum

Fragt man den österreichischen Mittelstand nach den Beschaffungsregionen, so zeigt sich, dass hauptsächlich im deutschsprachigen Raum beschafft wird, gefolgt von West- und Osteuropa. Obwohl durch Global Sourcing hohe Erfolgspotenziale realisiert werden können, wird im österreichischen Mittelstand kein großer Wert darauf gelegt. Der Hauptgrund hierfür liegt in den bereits angesprochenen mangelnden Fremdsprachenkenntnissen, die den Blick über die Grenzen erschweren, so Kummer. Auch in Zukunft wird sich die Internationalität des Lieferantenportfolios kaum intensivieren, da Lieferanten nur selten außerhalb des deutschsprachigen Raums gesucht werden.

Mittelstand nicht ausreichend gerüstet

Anhand von sieben einkaufsrelevanten Fähigkeiten wurde die Qualität des Einkaufs der befragten Unternehmen bewertet. Der Großteil der mittelständischen Unternehmen in Österreich ist in Bezug auf den Einkauf nicht ausreichend bis gar nicht für die drohende Wirtschaftskrise gerüstet, warnt Figlhuber. Etwa ein Viertel der befragten Unternehmen sind sogenannte LOW-Performer, welche nur sehr schlecht auf die Wirtschaftskrise vorbereitet sind. 60% der Unternehmen sind einkaufsseitig Mittelmaß und daher nicht ausreichend für eine Krise gerüstet. Die kleine Gruppe der TOP-Performer (16% der befragten Unternehmen) weist einen professionellen Einkauf auf und ist aufgrund der tendenziell niedrigeren Einkaufskosten besser in der Lage, wirtschaftlich schwierige Zeiten zu meistern. Die Einkaufsexperten kommen also zu einem ernüchternden Ergebnis: “Jedes Unternehmen sollte rechtzeitig beginnen, seinen Einkauf zu professionalisieren um hohe Beschaffungskosten zu vermeiden und um damit fit für drohende Krise zu sein”, so Figlhuber weiter.

Lösungsansätze

Die Autoren der Studie empfehlen in erster Linie organisatorische Maßnahmen zur Vermeidung von Maverick Buying sowie die adäquate Eingliederung der Einkaufsabteilung. Um internationale Kostenvorteile zu nützen, empfehlen die Experten außerdem den verstärkten Einsatz von einkaufsspezifischen Analysemethoden und Global Sourcing. Über den Grenzen des deutschsprachigen Raums hinaus verbergen sich oft ungeahnte Einsparungspotenziale, ist Figlhuber überzeugt.

Um diese Lösungsansätze in die Tat umzusetzen, braucht es ausreichend personelle Ressourcen. Tatsächlich zeigt sich deutlich, dass TOP-Performer um 20% mehr Mitarbeiter je Mio. € Einkaufsvolumen im Einkauf beschäftigen als andere Unternehmen. Um den Einkauf der österreichischen Unternehmen mitarbeiterseitig zu stärken, sind auch Bildungsmaßnahmen zu setzen. Die Schaffung eines Universitätslehrstuhls mit Einkaufsfokus und die verstärkte Weiterbildung der Mitarbeiter in Analytik und Fremdsprachen sind langfristige Möglichkeiten, den Bedarf nach hochqualifiziertem Personal zu stillen. Auch motivierende Maßnahmen wie das Publizieren von Einkaufserfolgen sowie das Implementieren von variablen Entlohnungsmodellen sollen die Qualität des Einkaufs verbessern und damit als Instrument zur Bewältigung der Krise dienen.

Informationen zu Spring Procurement

Spring Procurement ist eine auf strategisches Beschaffungsmanagement spezialisierte Beratungsgesellschaft mit Sitz in Wien. Im Zuge von Einkaufsprojekten hilft Spring Procurement seinen Kunden, operativ die Einkaufskosten zu senken, um so die Wettbewerbsfähigkeit signifikant zu steigern.

Ansprechpartner:
Mag. Klemens Figlhuber (Geschäftsführer)
Spring Procurement GmbH
Schwedenplatz 2/43
1010 Wien
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http://www.springprocurement.com
Tel: +43/1/8906188

Informationen zum Institut für Transportwirtschaft und Logistik an der Wirtschaftsuniversität Wien

Das Institut für Transportwirtschaft und Logistik an der Wirtschaftsuniversität Wien ist eine der führenden Einrichtungen auf dem Gebiet der Transportwirtschaft und Logistik sowie dem Supply Chain Management in Europa. Im Zuge einer wissenschaftlichen und praxisbezogenen Lehre bildet das Institut hochqualifizierte Führungskräfte der Zukunft aus.

Ansprechpartner:
Prof. Dr. Sebastian Kummer (Vorstand)
Institut für Transportwirtschaft und Logistik
Nordbergstraße 15
1090 Wien
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http://www.wu-wien.ac.at/itl
Tel: +43/1/31336-4610

(Quelle: PK Spring Procurement / Institut für Transportwirtschaft und Logistik, WU Wien)