Informationsmanagement individuell

[11.01.2005]

Die Informationsflut im Unternehmen ist für viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine stete Quelle des Unbehagens: Man findet nicht die Zeit, alles durchzusehen, was auf dem Schreibtisch landet; Hunderte E-Mails lagern ungelesen auf dem PC; es fällt schwer, Wichtiges von Dringendem zu unterscheiden; man hat oft das Gefühl, Wesentliches übersehen zu haben, nicht auf dem letzten Stand zu sein, nicht effizient zu arbeiten ...

Ein geeignetes Informationsmanagement zu entwickeln, sollte Bestandteil der Firmenkultur sein, doch oft genug bleibt es dem Mitarbeiter überlassen, wie er mit der Masse an Material umgeht. Da hilft nur Selbsthilfe und ein persönliches System von Filtern und Zur-Kenntnis-Nehmen, von Sortieren und Abarbeiten.

Dabei sind zeitliche Faktoren ebenso zu beachten wie Fragen der Ablage, und auch das eigene Kommunikationsverhalten ist in die Selbstorganisation mit einzubeziehen.

Die Grundfrage ist: Was ist dringend, was ist wichtig, was kann ich ignorieren?

Anrufe scheinen oft dringend zu sein, weil sie sich “vordrängeln”, weil sie jederzeit kommen und angenommen werden sollten. Es ist keineswegs unhöflich, für eine gewisse Zeit auf einen anderen Anschluss oder die Voicebox umzuleiten, wenn Sie sich dadurch belastet fühlen und Ihre Produktivität leidet.

E-Mails werden oft “sicherheitshalber” über große Verteiler geschickt, damit auch alle die Informationen zur Kenntnis nehmen, die damit irgendwie zu tun haben könnten. Das Wesentliche geht dabei sehr oft unter. Unternehmensweite Regeln zum E-Mail-Gebrauch können den E-Mail-Stress verringern helfen. Lassen Sie sich von Verteilern streichen, die für Sie nicht relevant sind. Beantworten Sie nur dringende Mails sofort.

Ungelesene Fachzeitschriften, Magazine und Zeitungen stapeln sich auf Ihrem Schreibtisch? Die radikale Lösung: aus den Augen, aus dem Sinn, also ab ins Archiv oder - Zeitungen - ins Altpapier. Wenn Sie fürchten, wichtige Fachinformationen auf diese Weise nicht zu bekommen, überfliegen Sie die Inhaltsverzeichnisse, kopieren Sie die vermeintlich wichtigen Artikel heraus, die Sie in einer Lesemappe aufbewahren und bei Gelegenheit lesen. Überprüfen Sie, ob nicht das eine oder andere Abo abbestellt werden kann. Es gibt heute effiziente Möglichkeiten, (Fach-)Artikel online zu recherchieren und ggf. zu kaufen ( http://www.genios.de ).

Das Wichtigste: Planen Sie Zeit für Ihr Informationsmanagement fix in Ihren Tages- oder Wochenablauf ein. Analysieren Sie über einige Wochen, welche Informationen Sie bekommen, was für Sie wirklich relevant ist und wo es Möglichkeiten gibt, sich davon zu befreien.