Herausforderung Dienstleistungseinkauf

[05.12.2010]

Alexander N. Boehm ist als Leiter Einkauf Schweiz & Österreich Teil der globalen Einkaufsorganisation der SAP AG, einer Matrixorganisation, in der alle Procurement-Einheiten von SAP zusammengefasst sind. Der Einkauf von Dienstleistungen betrifft folgende Hauptbereiche: IT und IT-Beratung (offshore, nearshore), Wartung und IT-Wartung, Marketing und Public Relations, Facility Management, Human Ressources mit Recruiting und Sozialleistungen, Managementberatung, Rechtsberatung sowie Outsourcing in den Bereichen Druck, Flottenmanagement und Travelmanagement.

In einem Unternehmen wie SAP, das selbst Dienstleistungsanbieter ist und einerseits Dienstleistungen zukauft, die an Kunden weiterverkauft werden, andererseits Dienstleistungen für den eigenen Bedarf in den genannten Bereichen einkauft, kommt schon der Definition des Begriffs „Dienstleistung“ eine wichtige Bedeutung zu, speziell aber auch der Abgrenzung zu anderen Warengruppen.

Anhand einiger Beispiele zeigte Alexander N. Boehm diese Problematik auf: Ist der User Help Desk und der Kundensupport eine Dienstleistung oder ein IT-Thema? Ist Reinigung und Sicherheit eine Dienstleistung oder gehört es zu Facility Management? Sind Schulungen eine Dienstleistung oder ein HR-Thema? Ist externes Flottenmanagement eine Dienstleistung oder ein HR-Thema? Wozu wird Catering und die Kantine gezählt? Welche Zuordnungen werden im Bereich internes Druckkonzept und Druck-Outsourcing getroffen?

Die Zuordnung unterscheidet unter anderem auch darüber, wer welche Lieferanten auswählt, von wem welche Konditionen ausgehandelt werden und wie in der Folge von wem Bestellvorgänge in welcher Form durchgeführt werden. Im IT-Bereich sind beispielsweise folgende Faktoren relevant: Wird in Tages- und Stundensätzen abgerechnet oder per Fixpreis pro Projekt? Welche Beraterklassifizierung wird angewendet? Wie wird mit Reisekosten, Kosten für Relocation, Visa und Arbeitsgenehmigungen im Ausland umgegangen, wie werden Reisezeiten abgerechnet? Wie wird ein Beratertag definiert, wie viele Stunden hat dieser? Wird Support per Anlassfall oder nach Zeitaufwand abgerechnet? Wird direkt eingekauft oder über Agenturen?

Diese – beispielhaft angeführten – Fragen stellen sich in ähnlicher Weise in allen oben genannten Bereichen. Und die Entscheidung für die eine oder die andere Vorgehensweise kann sich extrem auf Kostenstrukturen auswirken, gleichzeitig aber auch auf Beziehungen zu Lieferanten und Kunden sowie auf die Qualität von Produkten und Dienstleistungen für Kunden – eine Gratwanderung, die auch der Einkäufer jeden Tag aufs Neue berücksichtigen muss.

In einigen Bereichen wie Marketing, PR, Management- und Rechtsberatung – hier sind oft große Kostenblöcke angesiedelt – ist die Mitgestaltung durch den Einkauf aus unterschiedlichen Gründen nicht immer umfassend möglich. So werden beispielsweise die Aufträge auf Managementebene vergeben oder es wird aufgrund langjähriger Verbundenheit oder vermeintlich fixer Honorarschemata (z.B. im juristischen Bereich) das Verhandlungspotenzial, das ein Einkäufer hier möglicherweise erschließen könnte, oft noch nicht in seiner vollen Bedeutung erkannt. Doch auch hier findet Boehm Wege, mehr und mehr auf Optimierungspotenziale zu setzen und beispielsweise Rahmenvereinbarungen zu treffen, erfolgsbezogene Honorierung zu bieten oder Tarife von Rechtsanwälten zu verhandeln.

Wie Alexander N. Boehm in seinem Vortrag zeigte, liegt im Dienstleistungseinkauf ein sehr großes Potenzial zur Optimierung von Kosten. Und zwar einerseits beim Einkauf der Dienstleistung selbst, andererseits aber auch in der damit häufig möglichen Optimierung von internen Prozessen, bei der Zusammenarbeit von Abteilungen und in der Verbesserung von Prozessen in der Abwicklung mit Lieferanten und Kunden.

Die Stellschrauben, die in einem Unternehmen wie SAP allein bei einem Thema wie Druckmanagement bewegt werden können, bringen an verschiedenen Stellen eklatante Einsparungen, ohne die Dienstleistung für die Anwender zu verschlechtern – im Gegenteil, die Verfügbarkeit der passenden Druckdienstleistung an jedem Arbeitsplatz wird mit einem Mix aus interner Deckung des Druckbedarfs und externen Druckpartnern gesichert. Ähnliche Entwicklungen hinsichtlich Kosten und Prozessen lassen sich beispielsweise auch im Flottenmanagement oder Travelmanagement anstoßen – wobei schon vermeintliche Kleinigkeiten wie die Genehmigung einer bestimmten Klasse von Winterreifen oder die Deckelung von Ticketpreisen für Flüge sich merklich zu Buche schlagen.

Im Vortrag von Alexander N. Boehm wurde aber auch eines ganz deutlich: Aufgrund der rasanten Veränderungen in einer globalisierten Wirtschaft wird es eines im Einkauf von Dienstleistungen mit Sicherheit nie: langweilig. Ständig müssen die Grundlagen von Entscheidungen auf ihre Gültigkeit überprüft werden, internationale Entwicklungen liefern neue Möglichkeiten, im großen Rahmen Kostenstrukturen zu verändern, neue Partner zu finden und neue Prozesse einzurichten. Für Einkäufer gibt es hier viel zu tun – und der Einkauf von Dienstleistungen ist in seiner Komplexität ein sehr spannendes Feld, in dem man neben Fachwissen mit Kreativität, Querdenken, Neugier und Offenheit viel gewinnen kann.

Links:
Unternehmenswebsite SAP: http://www.sap.at
Forum Einkauf im ÖPWZ: http://einkauf.opwz.com