Global Leader im Einkauf

[03.10.2008]

Eine frühzeitige Bedarfsermittlung, transparente und effiziente Beschaffungsprozesse sowie langfristig ausgelegte Lieferantenbeziehungen gehören nach Ansicht der Studie zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren. Nur durch ein übergreifend ausgelegtes Management des gesamten Einkaufsvolumens können optimale Konditionen und hohe Lieferqualität erzielt werden.

Global Leader legen dabei Wert auf frühzeitige Einbindung des Einkaufs, sie stellen zu jedem Zeitpunkt Transparenz über ihr Einkaufsvolumen sicher und erzielen höchste Effizienz bei ihrer operativen Beschaffung. Sie führen eine kontinuierliche Bewertung ihrer Lieferanten durch, investieren in langfristige Lieferantenbeziehungen und trennen sich von performanceschwachen Lieferanten. Auch haben Global Leader die besondere Bedeutung ihres Einkaufs erkannt. Sie steuern diesen harmonisiert anhand quantitativer und qualitativer Kriterien.

Erfolgreiche Beschaffung beginnt beim Anfrage- und Vertragsmanagement

“Grundsätzlich gilt es, Bedarfe im Unternehmen so früh wie möglich zu ermitteln”, erklärt Michael Hanke, Leiter des Bereichs Supply Management bei Detecon. “Denn zum einen ermöglicht dies eine gründliche Beschaffungsmarktforschung, und zum anderen lassen sich ähnliche Bedarfe im Unternehmen rechtzeitig bündeln – wenn möglich, sogar länderübergreifend.” Wichtig sei es außerdem, die Variantenvielfalt der benötigten Produkte im Unternehmen so weit wie möglich einzugrenzen. “Schließlich verbessert die Bestellung großer Mengen des gleichen Produktes die Verhandlungsposition gegenüber dem Lieferanten deutlich”, so Hanke.

Ausschlaggebend für eine erfolgreiche Beschaffung ist auch das Ausschreibungsmanagement. Detecon empfiehlt, dazu für jede Warengruppe eine spezifische Anfrage- und Vergabestrategie zu entwickeln. “Hinzu kommt die durchgängige Unterstützung durch leistungsfähige IT-Systeme”, erklärt Hanke. Die Kosten für Beschaffungsprozesse lassen sich dadurch um bis zu 30 Prozent senken.

Automatisierte Prozesse vereinfachen operative Beschaffung

Der zweite wesentliche Grundstein für einen erfolgreichen Einkauf ist eine effiziente operative Beschaffung. Unternehmen sollten versuchen, einen integrierten Ablauf von der Bedarfserfassung bis zur Zahlung an den Lieferanten, einen so genanten Procure-to-Pay-Prozess, zu etablieren. Dieser sollte einen hohen Grad an Standardisierung aufweisen und nahtlos mit vorgelagerten Produktions- und nachgelagerten Finanzprozessen verbunden sein.

Eine wichtige Rolle spielen dabei leistungsfähige E-Procurement-Anwendungen und transparente Workflows. Intuitiv zu bedienende Oberflächen sowie automatische Freigabe- und Bestellprozesse helfen vor allem bei geringwertigen Gütern wie Büroartikeln, die Prozesskosten zu senken.

Auch bei der Rechnungsbearbeitung empfiehlt die Studie Unternehmen, weitgehend auf Automatisierung setzen. “Vor allem für Lieferanten mit einem hohen Belegvolumen ist das Gutschriftenverfahren oder Evaluated Receipt Settlement zu empfehlen”, so Hanke. “Der Lieferant schickt bei diesem Verfahren keine Rechnung mehr an den Auftraggeber. Stattdessen erstellt und bucht dieser seine Eingangsrechnung auf Basis der Bestell- und Wareneingangsdaten selbst.” Weitere Vorteile lassen sich durch die Auslagerung der Rechnungsaufbereitung an spezialisierte externe Dienstleister erzielen.

Lieferanten bewerten und fördern

Eine der grundlegenden Aufgaben des Einkaufs ist nach Ansicht von Detecon die langfristige Ausrichtung der Lieferantenbeziehungen: Ziel muss es sein, mit einigen ausgewählten Lieferanten enge Beziehungen einzugehen und die Wertschöpfung gemeinsam zu steigern. Um sicherzustellen, dass die Zusammenarbeit fruchtet, sollten Unternehmen ihre Lieferanten mehrere Male im Jahr nach unternehmensweit einheitlichen Kriterien bewerten.

Im Idealfall nehmen Unternehmen gezielt Einfluss auf die Qualität ihrer Lieferanten. “Anreize, wie beispielsweise eine Volumenerhöhung bei besonders guten Leistungen, und Maßnahmen zur Qualitätsverbesserung ermöglichen eine langfristige Weiterentwicklung der Lieferanten. Dabei kann die Zusammenarbeit so weit gehen, dass Auftraggeber und Lieferanten gemeinsam neue Trends und Innovationsstrategien entwickeln”, so Hanke.

Das vollständige Opinion Paper “Global Leader im Einkauf” steht zum kostenlosen Download unter www.detecon.com/globalleaders bereit.

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(Quelle: PM Detecon Consulting)