Gegen den Besprechungsfrust

[04.11.2007]

Überlegen Sie zunächst, ob eine Besprechung wirklich unbedingt erforderlich ist oder ob nicht auch andere Wege zum Ziel führen können. Statt ein Meeting anzusetzen können z.B. auch Telefonkonferenzen, schriftliche Reports mit Rückmeldemöglichkeit, Diskussionsforen im Intranet und anderes mehr in Betracht gezogen werden. Generell sollte ein Meeting nur dann angesetzt werden, wenn es um Interaktivität unter allen Teilnehmern geht. Wer eh nur zuhören kann oder trotz eigener Meinung nicht gehört wird, langweilt sich rasch zu Tode.

Planen Sie Ihre Besprechungen daher detailliert:

• Was soll erreicht werden?
• Wer muss teilnehmen?
• Wie lange werden die einzelnen Besprechungspunkte dauern?
• Welches Ergebnis soll am Ende stehen?
• Welche vorbereitenden Arbeiten sind erforderlich?

Aus der Einladung muss neben dem genauen Termin und Ort die genaue Tagesordnung inklusive der Zielsetzung und den erforderlichen Vorbereitungsarbeiten hervor gehen. Und auch benötigte Unterlagen müssen die Teilnehmer rechtzeitig vor dem Besprechungstermin erreichen. Damit erreichen Sie zweierlei: Es muss während des Meetings nicht in den Unterlagen geblättert werden und da jeder die Beschlusslage vorab kennt, werden Verschiebungen vermieden, weil man zunächst Rücksprache ob der Sachlage halten will.

Als Sitzungsleiter wählen Sie einen Platz, von dem aus Sie alle Teilnehmer gut sehen können. So können Sie jederzeit reagieren. Sie sind auch dafür verantwortlich, die Technik zu prüfen und für die benötigten Hilfsmittel (Flipchart, Stifte, Projektor, ...) zu sorgen. Verlassen Sie sich dabei nicht komplett auf andere: Sie haben die Verantwortung!

Auch eine angenehme, störungsfreie Arbeitsatmosphäre ist wichtig. Das reicht von Getränken und ggf. Snacks über die Beleuchtung und das Raumklima bis hin zum Verbot von Handys und mehr. Dauert die Besprechung länger als 90 Minuten, so sorgen Sie für eine Pause. Sie ist wichtig, um die Konzentrationsfähigkeit der Teilnehmer aufrecht zu erhalten. Auch ein Methodenmix ist hilfreich - statt ständiger Frontalvorträge einige wenige Kurzpräsentationen, Arbeit in Kleingruppen und interaktive Elemente!

Das vorher definierte Ende sollte unbedingt eingehalten werden. Notfalls vertagt man sich lieber auf einen anderen Termin, statt ewig zu überziehen während die Teilnehmer auf glühenden Kohlen sitzen und gedanklich längst abgeschaltet haben.

Und natürlich gilt: Keine Besprechung ohne Protokoll! Alle wesentlichen Ergebnisse und Entscheidungen sind schriftlich festzuhalten, inklusive der genauen Informationen darüber, WER WAS bis WANN zu tun hat.