Enterprise Resource Planning und Supply Chain

[03.09.2006]

Als ERP-System wird integrierte Unternehmenssoftware bezeichnet, mit der alle wichtigen Aspekte der Unternehmung in einem nahtlosen Ablauf koordiniert werden, sodass maximale Effizienz erreicht werden kann. Die Einrichtung umfassender elektronischer Informationssysteme, die es den verschiedenen, in der Vergangenheit weitgehend isolierten Teilen einer Organisation erlauben, auf einen gemeinsamen Informationspool zuzugreifen und miteinander zu kommunizieren, charakterisiert das Enterprise Resource Planning.

In der Theorie integrieren ERP-Systeme damit alle Daten und Prozesse einer Organisation in einem einzigen, ganzheitlichen System. Dabei kommt einer zentralen Datenbank, die alle Daten der verschiedenen Module speichert, eine wichtige Bedeutung zu. Zugleich aber ergibt sich durch die Heterogenität der vorhandenen Hard- und Software-Landschaft die Notwendigkeit, zahlreiche Schnittstellen zu bedienen. Dies ist ein Grund dafür, dass sich heutige ERP-Systeme häufig auf die Integration bestimmter Kernfunktionen beschränken, anstatt eine allumfassende Integration anzustreben.

Viele Unternehmen beklagen sich allerdings, dass die implementierten ERP-Systeme die Erwartungen nicht erfüllen. Unter anderem liegt dies daran, dass die Plattformen sich vielfach zu wenig flexibel für das Unternehmenswachstum und die Integration von Bereichen wie E-Commerce und Supply-Chain erweisen. Hinzu kommen zu lange Projektzyklen, unklare Anforderungen und Widerstände seitens der Nutzer.

Der Begriff “Enterprise Resource Planning�? stammt noch aus einer Zeit, als vor allem die Produktion durch ERP-Systeme optimiert werden sollte. Das heutige Verständnis geht aber von wesentlich weiter reichenden Einsatzgebieten aus. So umfassen ERP-Installationen heute Funktionen aus den Bereichen:

• Produktion
• Materialwirtschaft (Beschaffung, Lagerhaltung, Disposition, Bewertung)
• Buchhaltung, Finanz- und Rechnungswesen
• Controlling
• Personalwirtschaft
• Forschung und Entwicklung
• Verkauf und Marketing
• Kunden- und Stammdatenverwaltung

Dabei spielt es zunächst keine Rolle, aus welcher Branche ein Unternehmen stammt, das ein ERP-System einsetzt. Auch können ERP-Lösungen in größeren Non-Profit-Organisationen, Behörden und NGOs zum Einsatz kommen.

Die Software dient als eine Art zentrales Nervensystem für die Organisation. Sie sammelt Informationen über den Zustand und die Aktivitäten der verschiedenen Teile der Organisation und übermittelt sie an andere Stellen, die davon profitieren können. Die Informationen werden von den Benutzern in Echtzeit aktualisiert und sind jederzeit allen zugänglich, die an das System angeschlossen sind.

Schwerpunkte eines ERP-Systems sind dabei das effektive Reporting von kumulierten Daten, die Analyse von Trends und die Unterstützung bei der Planung und Optimierung von Abläufen inklusive der Auswirkungen auf andere Unternehmensbereiche.

Die Einrichtung von ERP-Systemen erweist sich mitunter als sehr komplex. Ein Pilotprojekt kann helfen, Zielsetzung und Hemmnisse abzuprüfen, bevor ein System im gesamten Unternehmensverbund implementiert wird. Bei mittelständischen und größeren Unternehmen lässt sich die Einführung einer ERP-Software grob in zwei Phasen unterteilen:

Sondierung
Vor Einführung einer neuen Unternehmenssoftware erfolgt die Bedarfsermittlung und Auswahl der Software. Dieses erste Teilprojekt wird häufig in Eigenregie der Unternehmen durchgeführt, manchmal jedoch unterstützt von Management- bzw. Unternehmensberatungen.

Bereits hier werden wichtige Entscheidungen für die weitere Vorgehensweise getroffen. Zur Bedarfsermittlung bieten einige bekannte Unternehmensberatungen Methoden an, aus welchen Pflichtenhefte zur Softwareauswahl entstehen. Hierzu werden die Geschäftsprozesse des jeweiligen Unternehmens, welches die Software einführen möchte, aufgenommen und daraus abgeleitet, was die in Frage kommende Software leisten muss.

Dieses Anforderungsprofil wird in ein Pflichtenheft überführt und als solches für die ERP-Anbieter veröffentlicht. Nach einer Sichtung des Marktes und Anfragen an Anbieter, die in der Regel die Angabe von pflichtenheftbezogenen Erfüllungsgraden der jeweiligen Software verlangen, werden geeignete Anbieter eingeladen, ihr Produkt zu präsentieren.

Im Anschluss erfolgt die Erstellung einer Shortlist von nur noch wenigen (5 bis 6) Anbietern, die eventuell zu einem Workshop für die Ausarbeitung des Dienstleistungsvertrags eingeladen werden. Schließlich wird ein Anbieter (nach zuvor festgelegten Auswahlkriterien beurteilt) ausgewählt.

Umsetzungsphase
Die eigentliche Softwareeinführung unterliegt in der Regel ebenfalls der Projekthoheit des Anwenderunternehmens, wird jedoch in der Praxis oft vom Anbieterunternehmen oder einem Dienstleistungspartner des Anbieters geleitet, da hier oftmals entsprechend hohe Praxiserfahrung vorliegt.

In einem ersten Schritt werden alle Geschäftsprozesse des Unternehmens analysiert. Dann wird entschieden, ob der Prozess wie gehabt beibehalten oder verändert werden soll. Erst wenn alle Geschäftsprozesse samt ihrer Schnittstellen innerhalb der Firma oder zu Lieferanten und Kunden modelliert sind, werden diese Geschäftsprozesse in der ERP-Software abgebildet.

Anschließend werden alle benötigten Daten (Stammdaten) im System erfasst oder ggf. von einem bereits vorhandenen System, welches abgelöst werden soll übernommen. Nach mehreren Simulationen der Geschäftsprozesse sowie einer Testphase startet dann der Echtbetrieb der ERP-Lösung.

Schlussendlich muss eine Bewertung stattfinden, wie eine eingeführte ERP-Lösung strategisch beurteilt werden muss, das heißt: Kann man durch die Einführung einen Wettbewerbsvorteil erreichen?

Ohne ERP-System muss sich ein Unternehmen heute mit zahlreichen isolierten, nicht-kompatiblen Softwarepaketen herumschlagen. Fehlende Schnittstellen und Standards machen es schwer bis unmöglich, ein übergreifendes Bild der Unternehmensaktivitäten zu bekommen.

Zugleich aber wird es immer wichtiger, dass Prozesse im Unternehmen in ihrer Gesamtheit betrachtet werden können:

• Welche Beschaffungskosten fallen für verschiedene (Herstellungs-)Varianten eines neu entwickelten Produktes an?
• Wie kann der Prozess von der Bestellung über die Produktion bis zur Zahlungsabwicklung ganzheitlich dargestellt werden?
• Wie kann sichergestellt werden, dass bei Beschaffungsvorgängen die Bestellung, der Wareneingang im Lager und die Lieferantenrechnung übereinstimmen?
• ...

All diese Fragen können ohne integrierte Software-Lösungen nicht effizient gehandhabt werden. Moderne ERP-Systeme setzen hier an und bieten effektive Werkzeuge zur Prozesssteuerung, -kontrolle und -optimierung.

Dem gegenüber stehen die hohen Implementierungsaufwendungen. Zudem wurden viele ERP-Systeme zu einer Zeit entwickelt, in der das gesamte Prozessmanagement eine interne Angelegenheit war. Mittlerweile werden durch Globalisierung, Outsourcing und Offshoring neue Anforderungen gestellt, die auch von den ERP-Systemen Anpassungen und neue Offenheit erfordern. Mittlerweile setzen immer mehr Anbieter auf offene, web-basierte Systeme und Schnittstellen, während früher nur EDI (Electronic Data Interchange) unterstützt wurde. So wird es einfacher, auch Zulieferer und ganze Supply Chains einzubinden.

Weiterführende Informationen: The ABCs of ERP, cio.com (englisch)

ERP-Systeme sind auch das Schwerpunktthema des 3. Österreichischen Praxistages Supply Chain Management, der am 28. September 2006 in Wien stattfindet.