Einsparpotenziale bei Mainframe-Software nutzen

[03.10.2009]

Mainframe-Softwarekosten fallen durch ihren hohen und stetig steigenden Anteil an den IT-Ausgaben vieler Unternehmen besonders ins Gewicht. Gleichzeitig haben mehr und mehr Entscheider großer Unternehmen das Gefühl, diese Softwareverträge und deren Preisbildung nicht mehr verstehen zu können: Die Komplexität des Preissystems verhindert, über die Konditionen mit dem Anbieter gezielt diskutieren bzw. intern eine Kosten-Nutzen-Rechnung einzelner Produkte durchführen zu können.

Hoher Kostenanteil und Intransparenz der Mainframe Softwarekosten

Meist erhalten Mainframe-Kunden einen Gesamt-Vertrag, der alle Komponenten mit Softwarebezug beinhaltet – und zwar über die HOST-Plattform hinaus. Eine Aufteilung der Kosten auf die einzelnen Produkte der Kategorien gibt es üblicherweise nicht. Der Kunde erhält stattdessen eine Aufstellung der Listenpreise, gegenüber denen die Einsparungen durch Abschluss des Vertrages (meist ESSO-Vertrag genannt) zu dem Angebotspreis in Prozent ausgewiesen werden.

Die Aussagekraft dieses Gesamtpreisrabattes ist jedoch aus verschiedenen Gründen falsch:

• Durch die im Vertrag vereinbarte Lizenzierung der maximalen Nutzung zu Beginn der Vertragslaufzeit entstehen gegenüber dem Erwerb bei Bedarf zusätzliche Kosten durch Vorfinanzierung und Wartungsgebühren für den Zeitraum bis zur erstmaligen Nutzung der Lizenz.
• Mit dem Vertrag werden nicht nur zwingend notwendige Produkte erworben, sondern auch Produkte, deren Verwendung in Zukunft nur geplant sind – und die möglicherweise dann doch nicht zum Einsatz kommen.
• Das hinter dem Vertrag liegende Mengengerüst und der daraus abgeleitete Mehrbedarf basieren auf einer Reihe von Annahmen über die zukünftige Entwicklung der Inanspruchnahme. Liegt die zukünftige Inanspruchnahme unter der Planung, erfolgt allerdings keine Rückerstattung. Diese Mehrkosten können bei großen Unternehmen durchaus 2-stellige Millionen Euro Beträge ausmachen.
• Die Rabatte, die auch ohne Abschluss des Vertrages für Produktpakete erzielt werden würden, werden nicht berücksichtigt.
• Die erzielbaren Rabatte für einzelne Produkte hängen neben dem absoluten Volumen stark von der internen Wettbewerbssituation des Produktes und der Gesamtzusammensetzung des Vertrages ab.

Erst eine Ermittlung und Bewertung all dieser Faktoren führt zu einer sinnvollen Bewertung eines Angebots.

Steigende Komplexität bei der Berechnung der benötigten Mengen & zunehmende Kosten

Nicht nur in vertraglicher Hinsicht steigt die Schwierigkeit für Einkäufer und den Vertrag genehmigende Manager: In den letzten Jahren hat die Komplexität bei der Berechnung der benötigten Mengen erheblich zugenommen.

• HOST-Software wird nicht mehr nur als Mietsoftware angeboten, sondern insbesondere Produkte, die im Wettbewerb mit Alternativprodukten stehen, werden als Kaufprodukte zOTC (=One Time Charge) mit jährlich separat zu erwerbender Maintenance angeboten.
• Die Berechnung der HOST-Mietsoftwarekosten zMLC ist erheblich komplexer geworden (z.B. durch SubCapacity Pricing, PricePlex-Bildung, Technologiedividende, …).
• Im UNIX-Umfeld hat die Transparenz durch die der Virtualisierung folgende Abrechnung auf SubCapacity-Basis erheblich gelitten und zu einem hohen Incompliance-Risiko geführt.
• Durch Übernahmen sinkt die Zahl der Softwareanbieter seit Jahren zunehmend ab. Insbesondere die IBM hat auf diese Weise eine monopolartige Stellung erreicht – es bleibt abzuwarten, wie sich dies langfristig auf die Preise auswirken wird.

Know-how und tool-basierte Schaffung von Transparenz und Vergleichsmöglichkeit als Erfolgsfaktoren für die Verhandlung

Um Licht in das Dunkel zu bringen, müssten die Änderungen bei den Anbietern kontinuierlich nachgehalten werden – bei sinkenden Personalressourcen eine unmögliche Aufgabe. Intero Consulting hat daher auf Basis einer Vielzahl von Projekten ein dreistufiges Vorgehen entwickelt, das Software-Verhandlungen mit Mainframe-Software-Anbietern optimal unterstützt:

1. Kostenstrukturanalyse
   Die Basis bildet die detaillierte Analyse der bestehenden Infrastruktur. Der Fokus wird dabei auf die Identifikation von Kostensenkungspotentialen gelegt. Im Ergebnis werden Maßnahmen zur kaufmännischen Optimierung der IT-Infrastruktur sowie deren finanzielle Auswirkung aufgezeigt.
2. Szenario-Kalkulation
   Die IT-Infrastruktur hat heute einen erheblichen Einfluss auf die Softwarekosten. Kaufmännisch und technisch optimale Lösungen sind dabei i.d.R. nicht deckungsgleich, wenn die Kosten vorher überhaupt bekannt sind. Häufig lassen sich aber durch geringe Änderungen gesamtoptimale Lösungen finden, die technische und kaufmännische Aspekte berücksichtigen. Entscheidungen sollten auf Basis definierter Entwicklungsszenarien und daraus abgeleiteter Kosten erfolgen.
3. Vertragsverhandlung
   Im letzten Schritt gilt es, einen für die voraussichtliche Entwicklung kostenoptimalen Vertrag zu verhandeln. Um real time und automatisiert Angebote vergleichen zu können, hat Intero Consulting ein Verhandlungsunterstützungstool entwickelt – so können die Verhandler schnell auf ein Angebot angemessen reagieren.

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Über die Autoren:

Wolfgang Bruhn ist Manager und Experte für „Mainframe Software“ der Intero Consulting GmbH, München
Stefan Leicht ist Partner und Geschäftsführer der Intero Consulting GmbH, München