Einrichtung von e-Procurement-Systemen in KMU

[04.11.2003]

So zumindest die Theorie. Die häufig genannten Vorzeigebeispiele für den Einsatz solcher E-Procurement-Lösungen haben jedoch einige Schönheitsfehler, die die übertragung auf KMU erschweren: Zumeist werden hier Konzerne herangezogen, die soviel Marktmacht besitzen, dass die Lieferanten quasi genötigt werden, das E-Procurement-Vorhaben zu unterstützen.

Die “normative Kraft des Faktischen”

Nach dem Motto “Entweder du lieferst deine Katalogdaten zukünftig im folgenden Format an - oder wir suchen uns einen anderen Lieferanten” können Großkonzerne vorgeben, wie die Zusammenarbeit der Beteiligten im Hinblick auf das E-Procurement-System auszusehen hat- auch wenn diese Marktmacht in der Regel subtiler zum Einsatz kommt als im obigen Szenario.

Zudem sind die Projektlaufzeiten und -kosten für die Implementierung einer E-Procurement-Lösung nur selten transparent. Oft wird in diesem Zusammenhang gleich das gesamte Beschaffungswesen neu geordnet und die Zahl der Lieferanten zum Teil deutlich reduziert.

Immer auch ein überdenken der Prozesse

Damit zeigt sich deutlich, dass E-Procurement-Projekte nicht einfach bedeuten, ein Softwaresystem zu lizenzieren. Vielmehr handelt es sich um ein gezieltes Business Reengineering - Abläufe und Prozesse werden umgestaltet. Die Software ist nur ein Mittel zur Effizienzsteigerung, nicht aber die eigentliche Lösung: E-Procurement-Vorhaben zeichnen sich durch hohe Komplexität aus. Das erschwert die vollständige, detaillierte Planung aller Aspekte.

Kosten und Folgekosten

Aber auch die Kosten für umfassende E-Procurement-Lösungen können zum Problem werden: Eine konzernweite Anwendung kann durchaus mehrere Millionen Euro verschlingen, rechnet man nicht nur die reinen Implementierungskosten, sondern auch Schulungsaufwand, Wartung und Pflege sowie die Kosten für die ständige Aktualisierung und die Anbindung der verschiedenen internen und externen IT-Systeme.

Es geht aber auch anders und manche Dienstleister und ASP-Hoster bemühen sich um transparente Kostenmodelle und gezielte, langfristige und auf die konkrete Situation abgestimmte ROI-Betrachtungen von Anfang an.

Doch gerade für kleine und mittlere Unternehmen können diese Aspekte zu Fallstricken werden, will man selbst eine Beschaffungslösung entwickeln: Kleinere Unternehmen haben in der Regel nicht die Möglichkeit, ihre Lieferanten zu bestimmten Katalog- und Datenaustauschstandards zu drängen. Und auch die tiefen Taschen der Konzerne sind nicht vorhanden, bei denen die Amortisation automatisch durch die Unmenge an Beschaffungsvorgängen erfolgt.

Konsequenzen für die Vorgehensweise

Wie also muss ein Mittelständler vorgehen, will er in seinem Unternehmen eine elektronische Beschaffung etablieren? Wie kann die Zusammenarbeit zwischen Lieferanten und dem beschaffenden Unternehmen funktionieren? Welche Fragen müssen geklärt werden, um ein E-Procurement-System dauerhaft erfolgreich betreiben zu können?

Prinzipiell gibt es drei Gründe für KMU, sich mit dem Aufbau eines E-Procurement-Systems zu beschäftigen:

• Abnehmer-getrieben: Oft geht die Initiative von Großunternehmen aus, die ihre Zulieferer dazu drängen, Schnittstellen für die elektronische Beschaffung bereitzustellen. Wer sich dieser Forderung verweiger, läuft Gefahr, zukünftig nicht mehr als Lieferant in Anspruch genommen zu werden. In dieser Situation gibt der Konzern in der Regel die gewünschten Standards vor und das betroffene Unternehmen wird versuchen, die E-Procurement-Lösung auch auf die eigenen Zulieferer auszudehnen. Die zu verwendenden Standards werden dabei quasi von oben nach unten durchgereicht bzw. vorgegeben.

• Zulieferer-getrieben: In anderen Fällen kann der Impulse für die Entwicklung einer Beschaffungslösung auch von einem bestimmten Zulieferer ausgehen. Dieser hat entsprechende Katalogsysteme aufgebaut, beteiligt sich an einer Beschaffungsplattform und bietet seinen Kunden nunmehr an, ebenfalls die effektiveren Beschaffungsformen zu nutzen. Dies unter Umständen sogar durch eine entsprechende Preis- und Konditionenpolitik. In diesem Fall wird sich das beschaffende Unternehmen an den technischen Standards orientieren, die bei dem oder den Hauptlieferanten zum Einsatz kommen. Die Vorgaben werden hier also von unten nach oben in der Lieferkette weitergegeben.

• Als dritte Möglichkeit bleibt die Entwicklung eines E-Procurement-Systems aus eigenem Antrieb. Die Gestaltung der Lösung und die Auswahl der einzusetzenden Standards und Systeme kann hier zwar weitgehend selbst bestimmt werden, ist aber in der Regel auch davon beeinflusst, was auf Lieferanten- und Abnehmerseite bereits vorhanden ist und welche Erfahrungen andere Unternehmen der gleichen Branche bereits gemacht haben.

Das Umfeld einbeziehen

Ein mittelständisches Unternehmen, das erste Erfahrungen im Bereich E-Procurement sammelt, hat in der Praxis häufig mit zusätzlichen Bedingungen wie Budgetlimits, vorhandenen Systemlandschaften, vorhandenen Geschäftsbeziehungen, organisatorischen Vorgaben etc., umzugehen, welche Projektentscheidungen maßgeblich beeinflussen können. Die Einführung eines E-Procurement-Systems ist damit immer ein individuell auf die vorhandenen Gegebenheiten abzustimmendes Projekt, bei dem die genaue Analyse und Planung über den Erfolg entscheidet.

Für das Unternehmen bestehen im Rahmen der Projektdurchführung verschiedene Möglichkeiten:

• Die komplette Eigenentwicklung einer Lösung: Diese ist meist nicht praktikabel, da der Aufwand in keinem Verhältnis zum Ergebnis steht und sich die Lösung zudem in die bestehende Systemlandschaft sowohl im eigenen Haus als auch auf Lieferantenseiten (Datenaustausch) einpassen muss.

• Zahlreiche Anbieter von E-Procurement-Systemen bieten - zum Teil modular aufgebaute - Beschaffungslösungen, die auf die eigenen Bedürfnisse angepasst werden können. Hier muss geklärt werden, welche Funktionalitäten benötigt werden und wer die Daten für die Beschaffungskataloge bereitstellt und pflegt. Damit in engem Zusammenhang steht auch die Frage nach Standards für den Austausch der Transaktionsdaten, für das Katalogmanagement und die Artikelklassifizierung.

• Gehostete ASP-Lösungen (ASP = Application Service Providing) sind dort eine Alternative, wo keine komplexe Anpassung der DV im Unternehmen benötigt wird. Dies bedeutet jedoch unter Umständen, sich auf ganz neue Lieferanten einzustellen und langjährige Geschäftsbeziehungen aufzugeben. Hierbei stellt sich natürlich auch die Frage nach der möglichen Abhängigkeit von solchen Komplettangeboten.

Gute Planung ist das Um und Auf

In der Praxis hängt die Verantwortung für reibungslose Funktion der E-Procurement-Lösung neben dem beschaffenden Unternehmen auch von einem oder mehreren Systempartnern und der Zusammenarbeit mit den beteiligten Lieferanten ab. Gründe für das Scheitern eines solchen Projektes sind daher prinzipiell schnell gefunden.

Es darf aber nicht vergessen werden: Die Lösung kann nur dann ihr Potenzial ausspielen, wenn das Unternehmen vorab klärt, was benötigt wird und welche Erwartungen bestehen. Umfassende und strukturierte Planung ist daher gefragt, wenn eine an die eigenen Bedürfnisse angepasste E-Procurement-Lösung realisiert werden soll.