E-Procurement bei der Bayer AG, Leverkusen

[07.09.2003]

Im Geschäftsjahr 2001 erzielte die Bayer AG, Leverkusen, einen Umsatz von 30,275 Mrd. Euro bei einer weltweiten Mitarbeiterzahl von 116.900. Bei einer solchen Größenordnung überrascht es nicht, dass der Konzern bestrebt ist, alle Beschaffungsaktivitäten zu optimieren.

So werden die gesamten E-Procurement-Aktivitäten weltweit seit 1996 zentral von der Tochtergesellschaft Bayer Business Services (BBS) koordiniert. Konzernangaben zufolge konnte dadurch bereits über eine Milliarde Euro eingespart werden.

über direkt an die zentrale SAP-R/3-Installation angebundene E-Procurement-Lösungen werden beispielsweise jährlich 700.000 Transaktionen im Bereich Hilfs- und Betriebsstoffe getätigt. über 12.000 Desktop-Arbeitsplätze sind an das System angeschlossen, über 70 Prozent der Beschaffungsvorgänge werden dabei mit nur zwölf Lieferanten abgewickelt.

Organisatorisches Neuland

Die Bayer AG betrat mit der Auslagerung der Beschaffungsfunktion auf eine strategische Holding Neuland. Ziel ist ein “flexibles organisationsresistentes Beschaffungsnetzwerk”. Die Bayer Business Services haben die Aufgabe, das Fundament für den gemeinsamen Einkauf auszubauen. Mit dieser Funktion der so genannten “übertragenen Governance” wird sichergestellt, dass Bayer weltweit einheitliche Kodierungen benutzt, dass Prozesse harmonisiert bleiben und DV-Systeme weiterhin zusammenpassen. So ist z.B. die Nutzung der Verträge für alle möglich. Die Einkäufer sind nahe an Produktion und Technik; sie können die Spezifikationen der Einkaufsgüter bis hin zu Industriestandards so leichter vereinfachen.

Die E-Procurement-Lösung von Bayer ist ein Desktop-Purchasing-System mit integrierten elektronischen Katalogen. Die Bedarfsträger definieren ihre Bestellanforderungen im Intranet. Ein integrierter elektronischer Katalog ermöglicht die schnelle und komfortable Auswahl von allen Verbrauchsmaterialien sowie von Hilfs- und Betriebsstoffen. Ergänzend dazu ist der Zugriff auf bestehende Kontrakte möglich. Die so erstellten Einkaufskörbe werden direkt als Bestellung an das Back-End (SAP R/3) weitergeleitet und von dort automatisch an die Lieferanten versendet. Freitext-Bedarf kann ebenfalls erfasst werden. Dieser wird als Bestellanforderung an das Back-End übergeben und dort vom Einkäufer in eine Bestellung umgewandelt.

In der Bayer AG wurde BBP von SAP als web-basiertes Tool für diese Aufgabenstellung ausgewählt und implementiert. Ebenfalls wurde ein elektronischer Katalog, der heute mehr als 1 Mio. Artikel beinhaltet, implementiert. Freigabehierarchien wurden abgebaut, um schnelle Arbeitsabläufe sicherzustellen.

Pro Jahr tätigt das Unternehmen über eine Million Bestellungen und kauft für mehr als 13 Mrd. Euro Material und Dienstleistungen ein. über 70 Prozent der 700.000 Bedarfspositionen pro Jahr werden dabei direkt zu Bestellungen, ohne dass der Einkauf aktiv werden muss. Die elektronischen Kataloge werden durch so genannte “Konfiguratoren” ergänzt. So können auch konfigurierbare Produkte wie beispielsweise PCs automatisiert bestellt werden.

Verpackungsumstellung “A la carte”

Beim Werksleiter einer pharmazeutischen Produktionsanlage im mexikanischen Lerma ruft der regionale Vertriebsleiter an. Die Verpackung einiger Produkte soll innerhalb von vier Wochen auf eine 200-ml-Glasverpackung umgestellt werden.

Der Werksleiter kann die Lösung dieser Aufgabe rasch auf den Weg bringen. über das Tool ProView, ein Informationssystem für Beschaffung, findet er den zuständigen Sourcing-Spezialisten in den USA, der als Einkäufer Zugang zu allen aktuellen Verträgen des Konzerns hat.

Im Handumdrehen sucht der Sourcing-Spezialist die benötigten Artikel über den internationalen Produktklassifizierungsschüssel eCl@ss, lokalisiert den Lieferanten, in diesem Fall ein Lieferant in Europa, und schließlich den entsprechenden Liefervertrag.
In Koordination mit einer Teamkollegin in der Leverkusener Konzernzentrale wird der Lieferant beauftragt, der daraufhin die gewünschten Glasverpackungen zeitgerecht nach Mexiko liefert.

Gedauert hat der gesamte Beschaffungsvorgang lediglich eine Stunde, und innerhalb von 24 Stunden ist die Bestellung abgewickelt.

Einsparungen bei den Prozesskosten

In der Beschaffung wurden Prozesskosteneinsparungen von 30 Prozent realisiert. Einkäufer haben nun mehr Zeit für wertschöpfende Aktivitäten, Routinetätigkeiten entfallen. Nun wird das System auf die neu entstehenden Teilkonzerne und Servicegesellschaften umgestellt.

Im Detail ist noch viel an Integrationsleistung zu erbringen, erst recht bei einem zentral geführten E-Procurement-Ansatz und bei einem derart großen, weltweit agierenden Konzern wie der Bayer AG. Schließlich sind die Beschaffungsaktivitäten nicht homogen, sondern umfassen Rohstoffe ebenso wie Dienstleistungen, Maschinen und MRO-Güter.