Der neue Mitarbeiter (Teil I)

[09.03.2008]

Erinnern Sie sich noch an Ihren ersten Tag im Unternehmen? Wie haben Sie sich zurecht gefunden? War es einfach, den Einstieg zu finden?

In vielen Unternehmen ist der Weg für Neueinstellungen standardisiert. Alles geht reibungslos - bis zu dem Moment, an dem der oder die Neue dann tatsächlich die Stelle antritt. Jetzt entscheidet sich nämlich, ob der optimale Einstieg gelingt. Und das ist in vielen Unternehmen heute nicht mehr der Fall: Kollegen und Vorgesetzte haben so viel zu tun, dass für eine Einführung wenig Zeit bleibt. Vielleicht sieht die Firmenpolitik auf dem Papier sogar einen Mentor vor, der neuen Mitarbeitern zugeordnet wird. Doch in der Praxis sieht es dann häufig anders aus.

Dabei muss es für den “Neuen” nicht gleich so knüppeldick kommen, wie manche Erzählung glauben machen will: Da wird davon berichtet, dass es gar keinen Arbeitsplatz gibt, Büromöbel erst selbst aufgebaut werden müssen oder der notwendige Computer erst in drei Wochen geliefert werden kann. Das sind natürlich Ausnahmen (hoffentlich).

Aber diese Ausnahmen machen klar, dass schon vor dem ersten Arbeitstag in der Abteilung Vorbereitungen getroffen werden müssen. Und dazu gehört nicht nur die Organisation des neuen Arbeitsplatzes. Auch die Frage, wer “den Neuen” in den ersten Tagen einarbeiten wird, muss geklärt werden. Diese Einarbeitungszeit zahlt sich später zig-fach aus, sie ist also keine verlorene Produktivität für die Abteilung.

Optimal ist es natürlich, wenn neue Mitarbeit von Vorgesetzten eingeführt und am ersten Tag begleitet werden. Machen Sie sich einen Plan, welche Themen wichtig sind. Die beiden Hauptthemen sind die Anforderungen und Besonderheiten rund um den Job einerseits und unternehmensbezogene Themen andererseits. Machen Sie zudem den Tag des Einstiegs zu etwas Besonderem - Sie müssen keine Willkommensplakate aufhängen, aber besorgen Sie Wasser und Säfte und stellen Sie ein paar Früchte oder Kekse hin - das ist auch nützlich, wenn Sie die Kollegen vorstellen und eine kleine Intro-Runde veranstalten wollen.

Noch wichtiger aber ist es, den Neuanfänger auf seine Aufgaben und die internen Abläufe vorzubereiten. Hinsichtlich der Job-relevanten Themen sollten Sie ansprechen:

• Vision, Werte und Zielsetzung der Abteilung
• Verantwortlichkeiten des neuen Mitarbeiters sowie Prioritäten, Standardvorgehensweisen und Anforderungen im neuen Job
• Organisation der Abteilung und die Funktion des neuen Mitarbeiters in dieser
• Stellung und Funktion der Abteilung im Rahmen der Unternehmensziele
• Kollegen und deren Rollen in der Abteilung samt kurzer Vorstellung/Einführung der Personen
• Vorstellung/Einführung von Schlüsselpersonal anderer Abteilungen, mit denen der neue Mitarbeiter zusammenarbeiten wird
• Nutzung, Zugangscodes und -regeln für Internet, Intranet, E-Mail, Voice-Mail usw.
• Begehung der Abteilung und der wichtigsten restlichen Unternehmensbereiche mit dem Ziel, Ressourcen und Equipment vorzustellen
• Besprechung wichtiger Standardprozeduren wie Zeiterfassung, Krankmeldung, Urlaubsanmeldung, Beschaffungsprozeduren, Arbeitszeiten, Pausenregelungen, Sicherheitsmaßnahmen, Bekleidungsvorschriften usw. bis hin zum Umgang mit Vorgesetzten, den Vorgaben zur Nutzung von Internet und E-Mail sowie Beförderungsmodellen
• Mitarbeiter-Bewertungssysteme
• Trainings- und Weiterbildungsprogramme
• spezielle Sprachregelungen, Abkürzungen und Begriffe, die in der Abteilung/im Unternehmen üblich sind
• Namen und Kontaktdaten von Kollegen aus der Abteilung und aus anderen Unternehmensteilen, die bei Rückfragen helfen können
• sonstige häufig gestellte Fragen

Legen Sie ein Dossier an, in dem Sie all diese Informationen sammeln und regelmäßig aktualisieren. So sind Sie vorbereitet für die nächste Neueinstellung!

Im zweiten Teil werden wir uns um weitere wichtige Fragestellungen kümmern, die mit dem “Neuen” besprochen werden sollten.